ગુણવત્તા સંચાલન વિષેના લેખ અને બ્લૉગ્સનો બ્લૉગોત્સવ - સપ્ટેમ્બર, ૨૦૧૬

ગુણવત્તા સંચાલન વિષેના લેખ અને બ્લૉગ્સના બ્લૉગોત્સવનાં સપ્ટેમ્બર સંસ્કરણમાં આપનું હાર્દિક સ્વાગત છે.

આ વર્ષે આપણે ISO 9001ની ૨૦૧૫ની સંવર્ધિત આવૃતિને પરિણામે થયેલ અલગ અલગ ફેરફારોની દરેક મહિને વાત કરી રહ્યાં છીએ.

અત્યાર સુધી આપણે

• ડીસેમ્બર ૨૦૧૫ માં ISO 9001:2008ની સંવર્ધિત આવૃતિ, ISO 9001:2015 માં કરાયેલા મુખ્ય ફેરફારો નો પરિચય 
•  જાન્યુઆરી, ૨૦૧૬માં 'ISO 9001:2015માં પ્રક્રિયા અભિગમ' 
• ફેબ્રુઆરી, ૨૦૧૬ માં 'ISO 9001:2015માં જોખમ આધારિત વિચારસરણી' 
• માર્ચ, ૨૦૧૬માં જોખમ આધારિત વિચારસરણીની સમજ માટે વ્યાપક દૃષ્ટિકોણનું ફલક, 
• એપ્રિલ ૨૦૧૬માં સંસ્થાના સંદર્ભ, 
• મે, ૨૦૧૬માં સંબંધિત હિતધારકો,
• જુન, ૨૦૧૬માં નેતૃત્ત્વ અને પ્રતિબદ્ધતા, 
•  જુલાઈ,૨૦૧૬માં સંચાલન તંત્રવ્યવસ્થાનાં અન્ય  સ્ટાન્ડર્ડ્સમાં વરિષ્ઠ સંચાલન મંડળની નેતૃત્ત્વ ભૂમિકા, અને,
• ઓગસ્ટ,૨૦૧૬માં પરિવર્તન સંચાલન

વિષે વાત કરી ચૂક્યાં છીએ.

આ મહિનાના આપણા અંકમાં આપણે સંસ્થાકીય જ્ઞાન વિષે જાણકારી મેળવીશું.

What is Organizational Knowledge

૧. સંસ્થાકીય જ્ઞાનને વ્યાવસાયિક બુદ્ધિ સાથે સરખાવવામાં આવે છે.(Quinn, Philip, & Sydney, 1996). આમ જૂઓ તો સંસ્થાકીય જ્ઞાન એ એક રૂપક જ  કહી શકાય. સંસ્થા નથી જ્ઞાન પેદા કરતી કે નથી તો વાપરતી, એ ભૂમિકા તો સંસ્થામાં કામ કરતાં લોકો નિભાવે છે.

 વધારે જાણવા માટે Explicit and Tacit Knowledge: To Share or Not to Shareની મૂલાકાત લેશો.

૨. સંસ્થાનાં લોકોમાં સંગ્રહાયેલ પણ વર્ગીકરણ ન થયેલ જ્ઞાન.

 વધારે જાણવા માટે E-Learning Design for the Information Workplaceની મૂલાકાત લેશો.

3. સંસ્થાનું જ્ઞાન સંસ્થાના સંદર્ભમાં પેદા થાય છે અને એવા જ કોઈ સંદર્ભમાં જ વહેંચાય છે. તે (૧) કંપની અને વ્યવસાયનાં વાતાવરણ King & Zeithaml, 2003)અને (૨)વણકથિત જ્ઞાનનાં (Grant, 2002)મૂળમાં રહેલ હોય છે જે સંશ્થાની સંસ્કૃતિ અનુસાર અંકુરિત થાય છે(Saint-Onge, 1996).

(૧) સંસ્થાનાં સભ્યો વચ્ચે તે વહેંચાય છે, (૨) સંસ્થાના ઈતિહાસ સાથે તે સંકળાયેલ રહે છે, અને (૩) તેની એક સર્વસામાન્ય ભાષા હોય છે.

વધારે જાણવા માટે Critical Success Factors and Core Competenciesની મૂલાકાત લેશો.

Defining Organizational Knowledge: આ લેખમાં 'જ્ઞાન' અને 'જ્ઞાન વ્યવસ્થાપન'ની વ્યાખ્યાથી શરૂઆત કરાયા પછી જ્ઞાનને લગતી એવી પ્રક્રિયાઓની સમજ રજૂ કરવામાં આવી છે જે જ્ઞાન વ્યવસ્થાપન પ્રણાલીઓનો આધાર ગણવામાં આવે છે.

Five Types of Organisational Knowledge:  Knowledge, Knowledge Work and Organisations: An Overview and Interpretationમાં બ્લૅક્લૅર પૉલાન્યીએ (Polyani, 1967) પ્રસ્થપિત કરેલ વણકથિત અને સ્પષ્ટપણે વ્યકત થતાં જ્ઞાન વચ્ચેના તફાવતના ધાર પર આજકાલની સંસ્થાઓમાં બહુધા જોવા મળતાં પાંચ પ્રકારનાં જ્ઞાનને રજૂ કરેલ છે. તેમની આ રજૂઆતને પરિણામે જ્ઞાન વ્યવસ્થાપન પ્રક્રિયાઓ બાબતે બહુ સારી રીતે સમજ પડે છે.અહીં રજૂ કરાયેલ તાત્વિક વિશેષતાઓ જ્ઞાનના મનોવૈજ્ઞાનિક અને આચાર સંબંધી પાસાંઓને પણ સમજવામાં મદદરૂપ થાય છે.આની મદદથી પછી સંસ્થામાં  જ્ઞાનનાં વિવિધ પ્રવર્તમાન 'ચિત્રો'નું વિવરણ પણ શકય બને છે.

માહિતી સામગ્રીથી વિદ્વતા સુધીનું પિરામીડીય માળખું

Knowledge Conversion: સંસ્થાએ એવી જ્ઞાન-વર્ધક પ્રવૃત્તિઓ નક્કી કરી અને તેનું સંવર્ધન કરવું જોઈએ જે તેની હાર્દ ક્ષમતામાં વધારો કરે અને વિકાસ કરે.

Three Types of Organizational Knowledge:  Implications For The Tacit-Explicit AND Knowledge Creation Debates - Nancie Evans  and  Mark Easterby-Smith-  Lancaster University : આ લેખમાં સંસ્થાગત કાર્યમૂલક શિક્ષણ અને જ્ઞાન વ્યવસ્થાપનનાં સંસ્થાકીય જ્ઞાનનાં માળખાંના સિદ્ધાંતો ઘડી અને રજૂઆત કરે છે.અહીં કહેવાયું છે કે આ વ્યવસ્થાને જ્ઞાનના એવા ત્રણ ચોક્કસ પ્રકારોને રૂપે જોઈ શકાય, જે દરેકને પાછાં વણકથિત અને સ્પષ્ટપણે વ્યકત પરિમાણો પણ હોય.  Organizational Knowledge Sharing Practices: સંસ્થાકીય જ્ઞાન,અને તેની સરખામણીમાં જ્ઞાનની, તેનાં પ્રવૃત્તિ કેન્દ્રિત, સંદર્ભગત અને સામુહિક પાસાંઓને કારણે કેટલીક આગવી ખાસીયતો છે.તેનાં સ્પષ્ટપણે કહેવાયેલ રજૂઆતોનાં તેમ જ જ્ઞાનનાં અમૂર્ત સ્વરૂપ જેવાં પાસાં જોવા મળે છે.  જ્ઞાન વહેંચણીની વ્યૂહરચનાઓ તેમ જ તે માટે જરૂરી ટેક્નોલોજીઓની પસંદગી માટેના વિકલ્પ સંસ્થા માટે બહુ મહત્ત્વ ધરાવતી બાબતો બની રહે છે.

Challenges in managing organizational knowledge: IBM Institute for Knowledge-Based Organizationsએ સંસ્થાઓના જ્ઞાન વ્યવસ્થાપનના કાર્યક્રમોમાં આવતી કેટલીક મહત્ત્વની આડખીલીઓ ખોળી કાઢી છે. જેમ કે: 

• જ્ઞાન વ્યવસ્થાપનના પ્રયાસોને સંસ્થાના વ્યૂહાત્મક હેતુઓ સાથે સાંકળી ન શકવું
• કઈ બાબતનું જ્ઞાન કયા વિષય માટે મહત્ત્વ ધરાવે છે તે નક્કી કર્યા સિવાય જ જ્ઞાન સંગ્રહ માટેના ભંડારો ઊભા કરી દેવા
• જ્ઞાન વ્યવસ્થાપનને લોકોની રોજબરોજની પ્રવૂર્ત્તિઓની જરૂરિયાતોના સંદર્ભમાં સમજી ન શકવું અને સાંકળી ન શકવુ
• જ્ઞાન વહેંચણી માટે કાર્યમૂલક શિક્ષણની ઔપચારિક પદ્ધતિઓ પર વધારે પડતો આધાર રાખવો 
• જ્ઞાન વ્યવસ્થાપનને લગતા પ્રયાસોને સંસ્થાની સીમાની અંદર જ મર્યાદીત કરવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી નાખવું.

Journal of Organizational Knowledge Management એ તો જ્ઞાન વ્યવસ્થાપનને લગતા વિષયો પરનું જ સામયિક છે, જેમાં:

• જ્ઞાન વ્યવસ્થાપનને લગતાં પ્રયોગમૂલક સંશોધનો

• જ્ઞાન વ્ય્વસ્થાપનને લગતી કેસ સ્ટડીઝ

• જ્ઞાન વયવસ્થાપનના શિક્ષણમાં પ્રયોગો

• કાયદાકીય બાબતો

              જેવી અનેક બાબતો આવરી લેવામાં આવતી રહી છે.

જ્ઞાન વ્યવસ્થાપનના વિષયને  સમગ્ર ગુણવત્તા સંચાલન અને જીવન ચક્ર અભિગમને રજૂ કરતાં બે ચિત્રો:

 

અને હવે આપણે નેટ પરના એવા કેટલાક લેખો જોઈશું જેમાં જ્ઞાન વ્યવસ્થાપનને ISO 9001: 2015ના સંદર્ભમાં ચર્ચવામાં આવેલ છે –

ISO 9001:2015 Clause 7.1.6 Organizational Knowledge: ISO 9001:2015માં પહેલી વાર "જ્ઞાન" શબ્દનો પ્રયોગ થવાથી હવે સંસ્થાનાં સંચલન ગણ આ મુદ્દે વધારે સભાનપણે વિચાર કરશે જેથી કરીને ટેક્નોલોજીના "કેમ- કરવું' સવાલોને ભવિષયના પડકારોના સંદર્ભમાં મૂલવવાની પ્રક્રિયા વધારે વેગમાન અને ઘનિષ્ઠપણે અમલ કરાશે.

ORGANIZATIONAL KNOWLEDGE AND ISO 9001-2015 - રઘુ મલયનુરૂ સ્ટાન્ડર્ડમાં બીજી કઈ કલમોમાં સંસ્થાકીય જ્ઞાનનો ઉલ્લેખ છે તેની યાદી કરવાની સાથે સંસ્થાની જ્ઞાન અંગેની જરીરિયાતો ક્યાં ઊભી થઈ શકે કે કયા પ્રકારના દસ્તાવેજો વડે સંસ્થાકીય જ્ઞાનના પુરાવા મળી શકે તે ચકાસે છે.આ લેખ પરની ચર્ચામાં જોડાતાં નાકારો વિલિયમ્સ, આ બાબતમાં વધારે ભાર કલમ ૭.૧.૬ની નોંધમાં આપેલ પૂરક માહિતી પર વિશેષ ધ્યાન આપવું જોઇએ એમ સૂચન કરે છે.

Organizational Knowledge Introduced in ISO 9001:2015 - બ્રાયન રીસ

ISO 9001:2015માં સંસ્થાકીય જ્ઞાન સાથે કામ લેવા માટે PDCA ચક્રને સમાંતર આ ચાર તબક્કા જણાવાયા છે:

૧. સંસ્થાના હેતુને સિદ્ધ કરવા માટેની પ્રક્રિયાઓને અને સંસ્થાનાં ઉત્પાદનો કે સેવાઓની આવશયકતાઓની પૂર્તી કરતા રહેવા માટે શું શું જ્ઞાન જરૂરી બની રહેશે તે નક્કી કરતાં રહો

૨. જ્ઞાનને જાળવી રાખો અને જરૂર નુજબ ઉપલ્બ્ધ બને તે મુજબની તંત્ર વ્યવસ્થા ઘડી કાઢો.

૩. સંસ્થાનાં વર્તમાન સંસ્થાકીય જ્ઞાનનાં સ્તરની બાબતે ભવિષ્યની બદલતી જતી જરૂરિયાતો અને અપેક્ષાઓના સંદર્ભમા વિચારો.

૪. જરૂર મુજબનું વધારાનું જ્ઞાન મેળવતાં રહો.

ISO 9001:2015 and Effective Organizational Knowledge - ઍન્ડ્ર્યુ હૉલ્ટ સંસ્થાકીય જ્ઞાનનાં ઘટકોને લગતી ISO 9001:2015ની આવશ્યકતાઓને SECI મૉડેલ વડે પરીક્ષણને એરણે ચડાવે છે. 

SECI મૉડેલ (નોનાકા અને તાકુચી, ૧૯૯૫)

What is Organizational Knowledge in ISO 9001:2015? - શું જ્ઞાન જરૂરી છે અને તેને મેળવવા, જાળવી રાખવા અને જરૂરિયાત મુજબ ઉપલ્બધ કરતા રહેવા માટે શું શું કરી શકાય તે નક્કી કરવા માટે સંસ્થા જોખમોની આકરણી કરતી વખતે પૂરતા ખંતથી વિશ્લેષણ કરે તે અપેક્ષિત છે.

ISO 9001: 2015 - Organizational Knowledge Management Requirements Webcast

આ નવા વેબકાસ્ટમાં સ્ટાન્ડર્ડ્સના નિષ્ણાતો અને અમેરિકન સ્ટાન્ડર્ડસ અસમિતિના સક્રિય સભ્યો ISO 9001:2015માં સંસ્થાકીય જ્ઞાન વિષેનાં ઘટકો બાબત તેમન અવિચારો આપણને જણાવવાની સાથે આ અંગેનાં દસ્તાવેજીકરણ, તેના પર નજર રાખવા અને જરૂર મુજબ ઉપલબ્ધ કરવા અંગેની આવશ્યકતાઓ પૂર્ણ કરવા માટેના કેટલાક નુસ્ખા પણ કહે છે જેને પરિણામે સંસ્થાનું આરોગ્ય પણ બની રહે અને સતત સુધારણા પણ થતી રહે.

How to meet the Knowledge Management requirement within ISO 9001

• જ્ઞાન વ્યવસ્થાપન વ્યૂહરચનાના [Knowledge Management Strategy] ભાગ રૂપે સંસ્થાની જ્ઞાન અંગેની મહત્ત્વની જરૂરિયાતો નક્કી કરો
• સંસ્થા માટે એવું જ્ઞાન વ્યવસ્થાપન માળખું [Knowledge Management Framework]  ઘડી કાઢો જે જ્ઞાન મેળવવા, તેને લગતી ચર્ચાઓ કરવા, તેને આત્મસાત કરવા, સંસ્થાનાં વર્તમાન તેમ જ ભાવિ હેતુઓ સાથે સાંકળી લેવામાં તેમ જ જરૂર મુજબ ફરીને ફરીને વાપરી શકવા માટેની સરળ ઔપચારિક વ્યવસ્થા પૂરી પાડતું રહે.આ માળખાને સક્રિય રાખનારાં ચાર મહત્ત્વનાં પરિબળો ગણી શકાય - લોકોની ભૂમિકાઓ, પ્રક્રિયાઓ, ટેકનોલોજીઓ અને શાસકીય તંત્ર. તંત્ર વ્યવસ્થાની વસ્તુસામગ્રી, તેનું સ્તર અને તેની સંકુલતા નાની સંસ્થાઓ માટે સાવ સીધીથી માંડીને બહુરાષ્ટ્રીય કંપનીઓ માટે અત્યાધુનિક બની શકે છે.
• જ્ઞાનને લગતી બાબતોનુ નિયમિતપણે ઑડીટ અને સૂક્ષ્મ સ્તરની સમીક્ષા [a scan or audit] કરતાં રહો જેથી તેનું સંચાલન સુચારૂપણે થી રહેલ છે તે જાણતાં રહી શકાય. 

How to manage knowledge of the organization according to ISO 9001  - માર્ક હૅમ્મર - અહીં કોઈ સંસ્થાના ચોક્કસ સંદર્ભમાટેનાં જ્ઞાનની વાત છે જે મોટા ભાગે અનુભવો દ્વારા ઘડાય છે અને જેના વડે સંસ્થાના હેતુઓની સિદ્ધિ માટે સંસ્થામાં કામ કરતાં લોકો એકબીજાં સાથે વહેંચે છે. સંસ્થાની બૌધિક અસ્કમાયતો, સફળતાઓ કે નિષ્ફળતાઓમાંથી શીખવા મળેલા પાઠ કે સુધારણાઓ કે પરિવર્તન પરિયોજનાઓમાં શીખવા મળેલા પાઠમાંથી કે પછી પરિષદો, ગ્રાહકો કે પુરવઠાકારો સાથેનાં આદાનપ્રદાનમાંથી શિક્ષણ કે સંશોધન સંસ્થાઓ સાથેના આદાન પ્રદાન જેવા સ્ત્રોતોમાંથી મળી શકે છે.

Knowledge Management and ISO 9001:2015 - આ સમાચાર પત્રિકામાં ISO 9001:2015ની સંસ્થાકીય જ્ઞાનની કલમની જ્ઞાન સંચાલકો અને ગુણવત્તા સંચાલકો પર શી અસર પડશે તેની ચર્ચા કરવામાં આવી છે.

Organizational knowledge in ISO 9001:2015 - આ કલમનું સારૂં પાસું એ છે કે ISO 9001માં સંસ્થાકીય જ્ઞાનની આવશ્યકતા મટેની કલમ ઉમેરાઈ છે. સિક્કાની બીજી બાજૂએ અત્યારે એમ પણ કહી શકાય છે કે અહીં એટલી ઉચ્ચ સ્તરીય રજૂઆત છે કે તે આવશ્યકતાની જરૂરિયાત તો દૂર, માર્ગદર્શિકા તરીકે પણ ઊણી પડતી જણાય છે.

7.1.6 Organizational knowledge - આ કલમના અમલ કરવા વિષે કે ઓડીટ કરવા બાબતે સમજવા માટે કરીને જ્ઞાન વ્યવસ્થાપનની કેટલીક પાયાની બાબતો ધ્યાનમાં રાખવા જેવી છે. જ્ઞાનને બે મુખ્ય ધારાઓમાં વહેંચી શકાય -

• સ્પષ્ટરૂપે કહેવાયેલ જ્ઞાન કે વિધિપુરઃસરનું જ્ઞાન કે જે ઔપચારીક રીતે દસ્તાવેજ થઈ શકે
• વણકથિત જ્ઞાન એવું જ્ઞાન છે જેમાં મોટા ભાગે લોકો શું જાણે છે તે જ તેમને ખયાલ નથી હોતો. એટલે તેમને જાણ હોવા છતાં એ જ્ઞાન ખરા સમયે ઉપયોગમાં ન પણ આવે એવું પણ જોવા મળે. વણકથિત જ્ઞાનની અસરકારક વહેંચણીમાટે લોકો તેમની બીનઔપચારિક સંદેશા વ્યવહારની પદ્ધતિઓનો જ ઉપયોગ કરે છે. આ માટે તેઓ વચ્ચે કાર્યસ્થળે પોતાનાં કામની બાબતે પોતાના વિચારો અને અનુભવોનું  બીનઔપચારિક આદાનપ્રદાન નિયમિતપણે થતું રહે તેવું વિશ્વાસપૂર્ણ વાતાવરણ બની રહેવું જોઈએ.

આજના વિષયને લગતી કેટલીક વિડિયો ક્લિપ્સ –

Organizational Knowledge

How to Manage Organizational Knowledge Effectively? by David Hershfield, SVP at Redcats

KM Audit & Measurement

Knowledge Management - Managing Tacit and Explicit Knowledge

 ISO9001:2015 Transition Part 14: Organizational Knowledge, Job Insecurity, and Change Resistance

મોટા ભાગની હાલમાં ઉપલ્બધ સામગ્રીનું સર્વેક્ષણ કરતાં એમ જણાય છે કે આ કલમની આવશ્યકતા પૂરી કરવ માટે શું શૂં કરવું જોઈએ તે બાબતવિષે હજૂ કોઈ એક ચોક્કસ વિચારસરણી ઘડાઈ નથી. જેમ જેમ સ્ટાન્ડર્ડનું અમલીકરણ બહોળા સ્તરે થશે તેમ તેમ આ આબતે વધારે અનુભવો વહેંચાવા માંડશે. એટલે આપણે આપણી આજની ચર્ચા હાલ પૂરતી બંધ કરી ને આવનારાં વર્ષોમાં જે કંઇ અનુભવો થશે તે અહીં મૂકવાનું કરતાં રહીશું.

ઑક્ટોબર, ૨૦૧૬ના અંકમાં આપણે ગુણવત્તા સંચાલનના સંદર્ભે માનવીય ભૂલોનાં નિયમન વિષે ISO 9001નાં ૨૦૧૫નાં સંસ્કરણની આવશ્યકતાની પૂર્તતા કરવા અંગેના વિકલ્પોની વાત કરીશું..

હવે આપણે આપણા નિયમિત વિભાગો તરફ વળીએઃ

ASQ CEO, Bill Troyએ તેમના બ્લૉગકોલમપરની ‘August Roundtable: Integrating Technical Quality and Human Management Systems’ ચર્ચામાં આપણા આવતા મહિનાના અંકના વિષયની પૂર્વભૂમિકા બાંધી આપી છે.

એ પછી હવે, આ માસનાં ASQ TV વૃતાંતમાં તાજેતરમાં પ્રકાશિત વિડિયો Quality and Sportsમાં ખેલકૂદ અને ગુણવત્તા વચ્ચેના ઘનિષ્ઠ થતાં જતાં આદાનપ્રદાનની વાત કરાઈ છે જેમાંથી આપણે નિષ્ફળતામાંથી વધારે સારી કામગીરી તરફના માર્ગ જોવા મળી શકે છે.

Jim L. Smithનાં ઓગસ્ટ, ૨૦૧૬માટે. Jim’s Gems માં કંઈ પ્રકાશિત નથી કરાયું જણાતું.

આપણા આ બ્લૉગોત્સવને વધારે માહિતીપ્રદ અને રસપ્રદ બનાવવામાટે આપનું યોગદાન પણ આવકાર્ય છે....