ગુણવત્તા સંચાલન વિષેના લેખ અને બ્લૉગ્સનો બ્લૉગોત્સવ - સપ્ટેમ્બર, ૨૦૧૮

ગુણવત્તા સંચાલન વિષેના લેખ અને બ્લૉગ્સના બ્લૉગોત્સવનાં સપ્ટેમ્બર, ૨૦૧૮ સંસ્કરણમાં આપનું હાર્દિક સ્વાગત છે.

ISO 19011: 2018નો એક સૌથી મહત્ત્વનો કહી શકાય તેવો ફેરફાર છે ઑડીટમાં જોખમ આધારિત અભિગમ. જેના વિષે અપ્ણે આજના આ સપ્ટેમ્બર, ૨૦૧૮ના અંકમાં વાત કરીશું.

What is risk-based auditing? – Meaning, process and importance of risk-based auditing માં પ્રતુત વિષયની રજૂઆત સાવ સરળ ભાષામાં કરવામાં આવી છે.

Risk-based Auditing - પરિવર્તનો અને જોખમો બાબતે સચેત રહેવું એ આજનાં કોર્પોરેટ અભિગમની તેમજ આંતરિક ઑડીટની એક આદર્શ લાક્ષણિકતા છે. InternalAuditor.org પરના છેલ્લા વિડીયો બ્લૉગમાં IIA પ્રેસીડેન્ટ અને મુખ્ય સંચાલક રિચાર્ડ ચેમ્બર્સ જોખમ આધારિત ઑડીતની ચર્ચા દરમ્યાન જોખમ આધારિત ઑડીટના ત્રણ ઘટકો અને જોખમ પર દેખરેખ રાખવા માટેનીત્રણ વ્યૂહરચનાઓની ચર્ચા કરે છે.

Managing Risks in Management Systems Auditing Frameworks – Jacob McLean

ISO 19011: 2018માં પણ હવે હવે બહુ સ્પ્ષ્ટપણે Risk-based auditing પર ભાર મુકવામાં આવ્યો છે, એટલે કે સંચાલન વ્યવસ્થા માટે મહત્ત્વની બાબતો પર વધારે ધ્યાન અપાવું જોઈએ એ વિષે ખાસ આવસ્ય્કતાઓ નક્કી કરવામાં આવી છે.

Exploring the revised ISO 19011:2018 - Hope Kiwekete

-          હવે પછીથી ઑડીટનો સમય, ઑડીટ કરવું અને ઓડીટનો અહેવાલ તૈયાર કરવો અને રજૂ કરવો એ બાબતો વિષે ઑડીટ આધારિત અભિગમની દૃષ્ટિએ વિચારવાનું  મહત્ત્વનું નિર્ણાયક પરિબળ બની રહેશે.

આને કારણે ઑડીટર્સે સંસ્થાનાંઅલગ અલગ સ્તરનાં સંચાલકો તેમનાં કામનાં નિયમન માટે શું  શું કરે છે તે વિષે સમજ્યા વિના ઑડીટ કરવા માટે કુદી પડવાની ઉતાવળ કરવાનું અચૂકપણે ટાળશે.

-          કલમ ૫.૩ સાથેની અહીં નીચે બતાવેલ આકૃતિમાં ઑડીટ કાર્યક્રમનાં જોખમો અને તકો નક્કી કરવાં અને તેમનું મૂલ્યાંકન કરવું એ ઑડીટ કાર્યક્રમ પ્રક્રિયાનું મહત્ત્વનું ઘટક બની રહે છે.

-          ઑડીટ માટેનું આયોજન (કલમ ૬.૩) પણ સ્વીકૃતિ માપદંડનું સ્તર ઉંચું લઈ જાય છે.

-          ઓડીટરની ઉચ્ચ કક્ષાની વ્યાવસાયિક નિર્ણય શક્તિને કામે લગાડવાની વાત અહીં કરવામાં આવી છે. ઑડીટરની વ્યાવસાયિક વિવેક બુધ્ધિ હવે ઑડીટરની એક બહુ મહત્ત્વની આવશ્યક ખાસીયત બની રહેશે.

-          સંચાલન વયવસ્થાના ઑડીટરમાં હવે શું શું લાયકાતો / ક્ષમતાઓ વધારે મહત્ત્વની ગણાવી જોઈએ એ બાબતે પણ ઘણા સુધારાઓ કરવામાં આવ્યા છે. ઓડીટનાં પરિણામો ગ્રાહકને વધારે ને વધારે ઉપયોગી નીવડે તેવાં ઑડીટ કરતા રહેવા માટે ઑડીટરે પોતાનાં કૌશલ્ય, જ્ઞાન અને અભિગમમાં સતત સુધારા કરતાં રહેવું અતિઆવશ્યક બની ગયું છે.

 Incorporating Risk-Based Thinking into Internal Quality Audits for ISO 9001 - આ વેબિનારમાં જાણીતા નિષ્ણાત, ડ્યુક ઑક્સ, જોખમ આધારિત વિચારસરણીનો ઉપયોગ ગુણવત્તા સંચાલન તંત્ર વ્યવસ્થામાં શી રીતે કરી શકાય તે સમજાવશે. QMS પ્રક્રિયાઓમાં જોખમનું મૂલ્યાંકન કરવાની સરળ રીતો પણ અહી સમજાવી છે. તદુપરાંત ઓડીટની આવશ્યકતાત્રુટીઓને પણ જોખમ આધારિત વિચારસરણીના દૃષ્ટિકોણથી કેમ સમજાવવી તે પણ સમજાવાયું છે.

હવે આપણે આપણું ધ્યાન આપણા નિયમિત વિભાગો તરફ વાળીશું.

Management Matters Network પરની કોલમ Essential Management for Doers, Doubters and Darers માંનો Jim Champy નોલેખ Keeping it Simple આપણે આજના બ્લૉગોત્સ્વના અંક માટે પસંદ કરેલ છે. …. મૅનેજમૅન્ટના સિધ્ધાંતોને બહુ જ સરળ સ્વરૂપે રજૂ કરી શકવા એ પીટર ડકરની આગવી ખૂબી હતી.જેમ કે તેઓ 'વ્યૂહરચના'ને આ રીતે સમજાવતા  - ૧. આજે તમે ક્યાં છો એ સમજો; ૨. હવે તમારે ક્યાં જવું છે?, અને ૩. ત્યાં પહોંચવા માટે તમારે શું શું કરવું પડે? સરળતાની અગત્ય સમજાવતા અને તેને સરળ રીતે સમજાવવા માટેના કેટલાક સિધ્ધાંતો આ મુજબ ગણી શકાય :

          I.        આપણે શું કહેવા માગીએ છે સ્પષ્ટ હોવું જોઈએ;

         II.        કારણ વગરના અઘર શબો કે પારિભાષિક સંજ્ઞાઓનો ઉપયોગ શકય બને ત્યાં સુધી ટાળો;

        III.        તમારા મૌલિક વિચારો કેળવો;

          IV.            તમારા વિચારોને વાસ્તવિક સ્તરના રાખો.

આપણા આજના અંકના ASQ TV પરનાં વૃતાંત:

• Blockchain and Quality -  ગુણવત્તા ૪.૦ કે ઇન્ડસ્ટ્રી ૪.૦ ની વાતમાં બ્લૉકચેઇન શબ્દ વારંવાર વપરાતો જોવા મળે છે.અત્યારે એનો સૌથી વધારે જાણીતો વપરાશ  કદાચ બીટ્કોઈન તરીકે કહી શકાય. બ્લોકચેઈન શું છે તેનો ગુણવત્તા ક્ષેત્રમાં શું ઉપયોગ છે તે અહીં સમજાવાયું છે.

"Quality and Innovation with Blockchain Technology", Software Quality Professional Magazine, 2017

"Blockchain for Supply Chain: Improving Transparency and Efficiency Simultaneously", Software Quality Professional Magazine, 2018

• Digital Transformation - ઈન્ડસ્ટ્રી ૪.૦ કે ગુણવત્તા ૪.૦ જેવા શબ્દો આજે મોટ અભાગની સંસ્થાઓ માટે 'અમને હજૂ લાગુ નથી પડતા'ની કક્ષાના ગણાય છે એમ કહી શકાય. જો એ દિશામાં શરૂઆત કરવી હોય તો ક્યાંથી કરવી? એક એવું ક્ષેત્ર છે ડિજિટલ રૂપાંતરણ….

Quality Experience Telemetry

Jim L. Smithનાં ઓગસ્ટ, ૨૦૧૮ની Jim’s Gems પૉસ્ટ:

• Commit to Success - સફળતા મેળવવા માટે શિસ્ત, મહેનત, ખંત, લગન, ઈચ્છાશક્તિ, હિંમત અને શ્રધ્ધા જરૂરી છે. સારા ખેલાડીઓ અને સફળ ખેલાડીઓની વચ્ચેની ભેદ રેખા અંકત કરે છે
  
  તેમની સફળતા માટેની પ્રતિબધ્ધતા. સફળ થવા માટે જે કરવું પડે તે કરી છૂટવા એ લોકો તૈયાર હોય છે, બશર્તે તેનાથી બીજાંને નુકસાન ન થતું હોય. એ લોકોના દરેક નિર્ણય અને દરેક પગલાંમાં આ પ્રતિબધ્ધતા પ્રતિબિંબિત થતી જોવા મળે છે.
• Creativity - મગજ બીજા બધા સ્નાયુઓની જેમ જેટલું વધારે વપરાય એટલું વધારે સશક્ત બનતું રહે છે. સર્જકતા એટલે કોઈ પણ વસ્તુ જૂદી જૂદી રીતે કરી શકવાની ક્ષમતા. એ માટે જેટલી જરૂર છે સફળ થતં રહેવાની તેનાથી વધારે જરુર છે નિષ્ફળ થતાં રહેવાની અને એ બન્ને સંજોગોમાં નવા નવ માર્ગ વિચારીને અમલ કરતા રહેવાની.

રોજબરોજનાં અંગત તેમ જ વ્યવાસાયિક જીવનને લગતા ગુણવત્તાને લગતા લેખો દ્વારા બ્લૉગપોસ્ટસના આપણા બ્લૉગોત્સવને વધારે ને વધારે રસપ્રદ અને ઉપયોગી બનાવવા માટે આપનાં સૂચનો, ટિપ્પણીઓ, ટીકાઓ કે નવા વિચારો જરૂરથી મોકલશો.

આ અંકમાં દર્શાવેલ ઇમેજના પ્રકાશાનાધિકાર તેના રચયિતાના જ રહે છે.

ગુણવત્તા સંચાલન વિષેના લેખ અને બ્લૉગ્સનો બ્લૉગોત્સવ - ઓગસ્ટ, ૨૦૧૮

ગુણવત્તા સંચાલન વિષેના લેખ અને બ્લૉગ્સના બ્લૉગોત્સવનાં ઓગસ્ટ, ૨૦૧૮ સંસ્કરણમાં આપનું હાર્દિક સ્વાગત છે.

સંચાલન તંત્રવ્યવસ્થાનાં ISO સ્ટાન્ડર્ડસમાં થઈ રહેલાં સુધારાઓની યાદીમાં હવે ISO 9004 અને ISO 19011 પણ તેમનું અપેક્ષિત સ્થાન લઈ ચૂક્યાં છે. એટલે સ્વાભાવિક જ છે આપણા આજના ઓગસ્ટ,૨૦૧૮ના અંકમાં ISO 9004: 2018 અને ISO 19011:2018માંના ફેરફારોની પ્રાથમિક ચર્ચાને જ મુખ્ય સ્થાન આપવું ઘટે છે.

ISO 9004: 2018  ત્રીજાં સંસ્કરણ (ISO 9004:2009) ને રદ કરી અને હવે તકનીકી દૃષ્ટિએ સુધારેલી આવૃત્તિ કહી શકાય તે રીતનું સ્થાન લે છે. આ પહેલાંનાં સંકરણની સરખામણીમાં મુખ્ય ફેરફારો આ મુજબ છે:

•  ISO 9000:2015 ના પારિભાષિક શબ્દો અને ISO 9001:2015માંની મુખ્ય વિભાવનો સાથે વધારે સંલગ્ન;
•  'સંસ્થાની ગુણવત્તા' પર વિશેષ ભાર;
•   'સંસ્થાની ઓળખ' પર ખાસ ધ્યાન

[નોંધ: 'સંસ્થાની ગુણવત્તા' અને 'સંસ્થાની ઓળખ' એ બન્ને વિષયો પર વધારે વિગતે ચર્ચા આપણે હવે પછીના અંકોમાં કરીશું.]

Secrets of business success in new ISO standard - The 2018 Corporate Longevity Forecast માં સંસ્થાઓનાં પ્રનાંઅનાં કાચી વયમાં 'મરણ' થવા પાછળ નવી ટેક્ન્લોજિઓ, આર્થિક ધરતીકંપો, વિધ્વંશકારી ફરીફો, ભવિષના પડકારો સામે અપૂરતી તૈયારીઓને મુખ્ય કારણો ગણવામાં આવેલ છે. IS0 9004:2018નો હેતુ છે કે સંસ્થાઓ માત્ર આ પરિબળો સામે ટકે તેટલું જ નહીં, પણ 'સંપોષિત સફળતા' જાળવી રાખે. એ માટે વ્યૂહરચન, નીતિઓ અને હેતુઓનાં બૃહદ સંદર્ભના દાયરામાં વ્યૂહાત્મક અમલ અને સંસ્થાની દૂરદ્રશીતા તેમજ મિશન અને મૂલ્તો અને સંસ્કૃતિ સાથે સંલગ્નતા જેવા વિષયોને તેમાં આવરી લેવાયા છે.

ISO 9004:2018 - Sustaining Success - ISO 9004:2018 દ્વારા ISO 9001:2015 સાથે સંબંધ ધરાવવા છતાં અલગ પડીને પોતાનું અલગ અસ્તિત્ત્વ પ્રસ્થાપિત કરવાની કોશીશ કરી છે. તેમાં હવે, સંસ્થાની સંપોષિત સફળતા પર મૂળતઃ  ભાર મુકવા સાથે સાથે  વ્યાપરનાં બધાં જ પાસાંઓને આવરી લેવાયાં છે.…'સંપોષિત સફળતા' શબ્દપ્રયોગ બહુ વિચારીને કારાયો છે.ગુણવત્તા સંચાલન તંત્રવ્યવસ્થાનાં સ્ટન્ડર્ડ્સમાં ાત્યાર સુધી પ્રયોજાયેલા 'પુનરાવર્તિત સુધારણા'ને એક અગ્રિમ અપેક્ષિત પરિણામ સ્વરૂપે જોવામાં આવતું હતું. આમ સ્ટાન્ડર્ડની આ સુધારેલ આવૃતિ હવે સુધારણા થી આગળ નજર દોડાવીને સંપોષિત સફળતાને એક પાયાના સિધ્ધંત તરીકે પ્રતિપાદિત કરે છે.

ISO 19011:2018માં બજારમાં થતાં પરિવર્તનો, નવી ટેક્નોલોજિઓના પ્રાદુર્ભાવ અને સંચાલન તંત્રવ્યવસ્થા સ્ટાન્ડર્ડ્સમાં કરાઇ રહેલા ફેરફારો તેમજ નવાં સ્ટાન્ડર્ડ્સનાં પ્રકાશનો સાથે સુસંગત રહે તે રીતે અસરકારક માર્ગદર્શન મળતું રહે તે માટે સુધારા આવશ્યક હતા.

૨૦૧૧ની આવૃતિની સરખામણીમાં જે મુખ્ય ફેરફારો કરવામાં આવ્યા છે તે આ મુજબ છે:

·         ઑડીટના સિધ્ધાંતોમાં જોખમ-આધારિત અભિગમનો ઉમેરો;

·         ઑડીટ કાર્યક્રમનાં જોખમ સહિત ઑડીટ કાર્યક્રમ પરનાં માર્ગદર્શનનો વિસ્તાર;

·         ઑડીટ આયોજનના ખાસ ભાગ સહિત ઑડીટ કરવા પર વિસ્તૃત માર્ગદર્શન ;

·         ઑડીટર્સની સ્વભાવગત ક્ષમતાનો વિસ્તાર;

·         ટેક્નોલોજિની પરિભાષામાં ફેરફાર દ્વારા 'વસ્તુ' નહીં પણ પ્રક્રિયા પર ભાર;

·         (બહુ બધા પ્રકારની સંચાલન તંત્રવ્યવસ્થાઓ હવે અમલ કરાતી હોવાને કારણે બધી શાખાઓ માટે આવ્શ્યક ક્ષમતાને સમાવવી શક્ય ન હોવાને કારણે)ચોક્કસ શાખાની સંચાલન તંત્રવ્યવસ્થાનાં ઑડીટમાટેની ક્ષમતાઓની આવશ્યકતા જણાવતાં પરિશિષ્ટને દૂર કરાયું;

·         પરિશિષ્ટ એ (Annex A)નો વિસ્તાર કરીને સંસ્થાનો સંદર્ભ, નેતૃત્વ અને પ્રતિબધ્ધતા, વરયુઅલ ઑડીટ, અનુપાલન અને પુરવઠા સાંકળ જેવા નવા વિષયોનાં ઑડીટમાટે માર્ગદર્શન.

આ બધા સુધારા સાથે, ISO 19011:2018માં હજૂ પણ ઑડીટના સિધ્ધાંતો, ઑડીટ કાર્યક્રમનું સંચાલન, અને સંચાલન તંત્રવ્યવસ્થાઓનું ઑડીટ કરવું જેવી બાબતો વિગતવાર સમજાવાયેલ છે. તેમાં ઑડીટ કાર્યક્રમનું સંચાલન કરતી વ્યક્તિ(ઓ), ઑડીટર્સ અને ઑડીટ ટીમનાં મૂલ્યાંકન અંગેનું માર્ગદર્શન પણ વિગતવાર જણાવાયું છે.

જેમ સંસ્થાના બીજા વિભાગોમાં પણ સુધારણા કરવાની છે તેમ ઑડીટ કાર્યક્રમને પણ સુધારવા માટે ISO 19011:2018 provides valuable information...ઑડીટમાં સુધારણા માટે આગ્રહ સેવતી વખતે ગ્રાહકો અને અન્ય હિતધારકોની જરૂરિયાતો જરૂરથી વિચારણામાં લેવી.. જોખમની વિભાવનાનું (the concept of risk) ઑડીટ કાર્યક્રમ ખાસ અને વ્યાપારનાં બીજાં પાસાંઓમાં મહત્વ વધતું જવું જોઈએ...૨૦૧૧ની આવૃત્તિથી જ જોખમને સમગ્ર ઑડીટ કાર્યક્રમના 19011:2018ના વિભાગમાં પણ વણી લેવાયેલ છે.

[નોંધ: ઑડીટીંગ પ્રક્રિયામાં જે રીતે જોખમની વિભાવના વણી લેવામાં તેની ચર્ચા આવતા અંકમાં કરીશું.]

હવે આપણે આપણું ધ્યાન આપણા નિયમિત વિભાગો તરફ વાળીશું.

Management Matters Network પરની કોલમ Lessons From Drucker માંનો William Cohen, Ph.D નોલેખ How to Avoid Inevitable Failure Through Innovation આપણે આજના બ્લૉગોત્સ્વના અંક માટે પસંદ કરેલ છે. ….ડ્રકર જાણતા હતા કે 'ભૂતકાળમાં સફળતા સિધ્ધ કરવા સંસ્થા જે કંઈ કરતી આવી છે તે જ કરતી રહેશે, તો તેનો અંત બહુ જલદી આવવાનું નક્કી છે.' સંસ્થાઓના અકાળ મૃત્યુમાટેનો તે નિશ્ચિત માર્ગ છે,,,સરિયામ નિષ્ફળતાને ટાળવા મટે નવોત્થાન જરૂરી છે..નવોત્થાન વ્યાપારનાં બે પ્રાથમિક કામો પૈકીનું એક છે - બીજું છે માર્કેટીંગ... તેમને એ પણ ખયાલ હતો કે નવોત્થાન શરૂ કરવા માટે કે તેનો લાભ ઊઠાવવા માટે દરેક વખતે સમય, પ્રતિભા, મૂડી અને સવલતો જેવાં સંસાધનો પણ જોઈશે. આને કારણે ડ્રકરે એક નવા જ અભિગમને સમજાવ્યો, જેને તો 'પરિત્યાગ' કહેતા હતા.… ડ્રકરે જોયું કે, તાર્કીકપણે, સંસ્થા જેવા કોઈ નવા સુધાર પર કામ કરવા પર ધ્યાન આપવા લાગે, તે સાથે તેણે એ સમયે એ વિષે જે કંઈ કરી રહેલ હોય તેનો ત્યાગ કરી દેવો જોઈએ.ભૂતકાળની સફળતાઓનો લાભ ઊઠાવતી વખતે, પુનરાવૃત સુધારા કરતી વખતે કે નવોત્થાન કરતી વખતે બીજી બાજૂ પરિત્યાગ પણ સાથે સાથે જ થવો જોઈએ. સ્લેટમાં જો જૂનું ભુંસવામાં ન આવે તો નવું ક્યાંથી લખાય ?

આપણા આજના અંકના ASQ TV પરનાં વૃતાંત, Implementing a Continuous Improvement Program માં ડેવોનવેના મુખ્ય પ્રબંધક ક્રિસ મુસ્તકાસ સમગ્ર સંસ્થામાં પુનરાવૃત સુધારણા કાર્યક્રમ અમલ કરવ માટેની વ્યૂહરચના ચર્ચે છે.

Jim L. Smithનાં ઓગસ્ટ, ૨૦૧૮ની Jim’s Gems પૉસ્ટ:

§  Organizational Excellence in Quality Managementનું પાયાનું ઘટક છે પરવા કરતાં લોકો, એવાં લોકો જેઓ જેમને તેમનાં શ્રેષ્ઠથી ઓછું કરવાનાં નકારાત્મ્ક પરિણામોની અસરોની પરવા

છે...…પરવા રાખવી એ નવો વિચાર નથી... સ્વ. ડૉ. ડબલ્યુ એડવર્ડ્સ ડેમિંગ તેને 'કામનાં કૌશલ્યનું ગૌરવ' કહેતા હતા.….જે સંસ્થામાં કર્મચારીને ખરેખર પરવા છે તેની અસરો તો બંધ આંખે પણ દેખાશે અને અનેક રીતે અનુભવી શકાશે. સમગ્ર સંસ્થામાં પરવા કરવાનાં વાતાવરણના પ્રસરવાનનો એક ચોક્કસ પાયો હોય છે. જે સંસ્થામાં લોકોને પડી નથી હોતી,ત્યાં કેવા પ્રકારનાં ઉત્પાદનો બની રહ્યં છે કે કેવા પ્રકારની તંત્રવ્યવસ્થાઓ કામ કરી રહી છે તેની પણ તેમને પડી નથી હોતી. એ સંસ્થાની દિવાલો પર ગમે તેટલાં સુંદર અને પ્રેરરણાત્મક કથનો લટકાવેલ હોય, સંસ્થાની કામગીરી પર તેની કોઈ અસર થતી નથી. સંસ્થા તેની ક્ષમતાના શ્રૅષ્ઠ સ્તરની નજદીક કદી નથી પહોંચતી કે નથી તેમને એ વિષે જરા પણ ખબર હોતી...સફળતા જો ક્યારેક સિધ્ધ પણ થતી હોય તો તે નસીબનો પાસો ક્યારેક સવળો પડવા જેવી ઘટના છે.

રોજબરોજનાં અંગત તેમ જ વ્યવાસાયિક જીવનને લગતા ગુણવત્તાને લગતા લેખો દ્વારા બ્લૉગપોસ્ટસના આપણા બ્લૉગોત્સવને વધારે ને વધારે રસપ્રદ અને ઉપયોગી બનાવવા માટે આપનાં સૂચનો, ટિપ્પણીઓ, ટીકાઓ કે નવા વિચારો જરૂરથી મોકલશો.

આ અંકમાં દર્શાવેલ ઇમેજના પ્રકાશાનાધિકાર તેના રચયિતાના જ રહે છે.