ગુણવત્તા સંચાલન વિષેના લેખ અને બ્લૉગ્સનો બ્લૉગોત્સવ - જુલાઈ, ૨૦૨૦

ગુણવત્તા સંચાલન વિષેના લેખ અને બ્લૉગ્સના બ્લૉગોત્સવનાં જુલાઈ, ૨૦૨૦ સંસ્કરણમાં આપનું હાર્દિક સ્વાગત છે.

૨૦૨૦ ની આપણે કેન્દ્રવર્તી ચર્ચાના વિષય 'ગુણવત્તા' વિશેની કેટલીક પાયાની બાબતોની ફેરમુલાકાત'ના સડર્ભમાં આપણે

• જાન્યુઆરી, ૨૦૨૦ માં ગુણવત્તાના ઈતિહાસ'
• ફેબ્રુઆરી, ૨૦૨૦ માં 'સંપોષિત સફળતા'
• માર્ચ, ૨૦૨૦ માં સંસ્થાજન્ય સંદર્ભ
• એપ્રિલ, ૨૦૨૦ માં  હિતધારકોની જરૂરિયાતો અને અપેક્ષાઓ
• મે, ૨૦૨૦ માં જોખમ અભિમુખ વિચારસરણી
• જૂન, ૨૦૨૦માં તક અભિમુખ અભિગમ

વિશે વાત કરી હતી..

હવે, આ મહિને વિશે આપણે ટુંકમાં સંપોષિત સફળતા માટે સંસ્થાજન્ય જ્ઞાનનું યોગદાનની નોંધ લઈશું.

Auditing Practices Group Guidance on: Organisational Knowledge, ISO & IAF (2016)માં સંસ્થાજન્ય જ્ઞાનની વ્યાખ્યા આ મુજબ કરવામાં આવી છે “સંસ્થાજન્ય જ્ઞાન એ સંસ્થામાં રહેલું એવું ચોક્કસ જ્ઞાન છે જે લોકોના સામુહિક તેમજ દરેક વ્યક્તિના વ્યકિતગત અનુભવોમાંથી નિપજે છે. સુવ્યક્ત, કે અવ્યક્ત પણ,  જ્ઞાન  સંસ્થાના ઉદ્દેશ્યો સિધ્ધ કરવામાં ઉપયોગી નીવડે છે.”

આ વ્યાખ્યામાંથી સંસ્થાજન્ય જ્ઞાનની બે ખાસ લાક્ષણિકતાઓ ઉભરે છે :

એક, જ્ઞાન બહુ મહત્ત્વનું સંસાધન છે..

બીજું, 'સંસ્થાજન્ય જ્ઞાન' એવી સંપત્તિ છે જે આંકડા કે જથ્થામાં દર્શાવી નથી શકાતી.

સંસ્થાજન્ય જ્ઞાનને સામાન્ય રીતે વે બર્ગમાં વહેંચી દેવામાં આવતું હોય છે –

અવ્યક્ત જ્ઞાન : આ પ્રકારનાં જ્ઞાનને બીજા શબ્દોમાં 'કેમ કરવું તે જાણવું'(Know-how) તરીકે પણ ઓળખવામાં આવે છે.

ઉદાહરણો - પરંપરાગત કૌશલ્યો, વ્યાવહારિક વિવેક બુદ્ધિ કે સમજણ વગેરે

સુવ્યક્ત જ્ઞાન - સુવ્યક્ત જ્ઞાનને 'શું છે તે જાણવું' (Know-what) તરીકે પણ ઓળખવામાં આવે છે

ઉદાહરણો - માહિતીસંગ્રહ, દસ્તાવેજો, તસ્વીરો, ફિલ્મો, વગેરે

જ્ઞાનના કેટલાક ઉપ-પ્રકારો પણ વર્ગીકૃત કરાતા હોય છે -

• ગર્ભિત જ્ઞાન - જેને સુસ્પષ્ટ કરી શકાય પણ હજુ સુધી નથી કરાયું, તે અનુભવ સાથે વણાયેલું હોય છે અને તેથી વધારે સહજ હોય છે.
• કાર્યપધ્ધતિઓનું જ્ઞાન જે કામ કરવાની ચોક્કસ પધ્ધતિઓમાં જોવા મળે છે.
• ઘોષણાત્મક જ્ઞાન હકીકતો, કાર્ય-રીત કે પધ્ધતિઓનાં વર્ણન સ્વરૂપે જોવા મળે છે.
• વ્યૂહાત્મક જ્ઞાન જે, ક્યારે અને શા માટે, શું કરવું તે સ્વરૂપે દેખાતું હોય છે. [1]

આમ તો, જ્ઞાન , જાણ્યે-અજાણ્યે, મૂર્ત કે અમૂર્ત સ્વરૂપમાં દરેક જગ્યાએથી પ્રાપ્ત થઈ શકતું હોય છે. જો તે માટે સભાન પ્રયત્ન કરવામાં આવે તો તે આપણી પાસે એ જ્ઞાન છે તેવી આપણને જાણ રહી શકે છે. તેમ છતાં,સામાન્યપણે જ્ઞાનના સ્રોતને આ રીતે વર્ગીકૃત કરવામાં આવતા હોય છે.:

• વ્યક્તિ - વ્યક્તિએ કરેલી કાચી નોંધ, તેની સથે ગ્રાહકની ફરિયાદો કે મશીન સાર સંભાળ કે ચકાસણી દરમ્યાન થયેલ અનુભવોને અવ્યક્ત જ્ઞાનના સ્ત્રોત કહી શકાય.
• સમુહો - સમિતિઓ, ટીમ, તાલીમાર્થીઓનું ગ્રુપ, ક્ષેત્રીય સેલ્સમેન ગ્રુપ વગેરે - આ પ્રકારના સમુહો પાસે અવ્યક્ત, સુસ્પષ્ટ તેમ જ ગર્ભિત જ્ઞાન હોય છે.
• મધ્ધતિસરનાં મળખાંઓ - જેમ કે આઈટી તંત્ર, પરંપરાગત કાર્યપધ્ધતિઓ, ગ્રાહકો કે પુરવઠાકારો સાથેનાં સર્વેક્ષણો, માર્ગદર્શિકાઓ - સુવ્યક્ત કે અવ્યક્ત,જ્ઞાનના સ્ત્રોત છે.
• સંસ્થાજન્ય યાદનોંધો - જેવાં કે માહિતિસંગ્રહો, અહેવાલો, વિશ્લેષણ અભ્યાસો, લોગ બુક્સ વગેરે - સામન્યતઃ આ જ્ઞાન સુવ્યક્ત પ્રકારનું હોય છે.

સુવ્યકત જ્ઞાનને આ પ્રકારે સંગહિત સ્થાનોમાં સંગ્રહ કરી શકાય

•      કોઈ પણ પ્રકારના દસ્તાવેજ 
•      આંતરિક જ્ઞાન માહિતીસંગ્રહો
•      ગ્રાહક કે પુરવઠાકારો કે અન્ય હિતધારકો સાથેના સંપર્ક આધારિત માહિતી સંગ્રહો
•     · FAQs
•     · ઇન્ટ્રાનેટ સર્વર
•    · અલગ અલગ તલીમ સામગ્રીઓ
•    · વેબિનાર 
•     · કેસ સ્ટડી[2]

જ્ઞાન મૉડેલનું દૃશ્ય સંસ્કરણ

જ્ઞાન હસ્તાંતરણ ચક્ર[3]

જ્ઞાન વહેંચણીના અનેક લાભ છે[4] :

§  જ્ઞાનથી ભય દૂર થાય છે. .

§  જ્ઞાનથી વાડાઓ તૂટે છે અને સંવાદ શક્ય બને છે

§  કોઇ પણ ઘટના પાછળનું કારણ જ્ઞાન વડે જાણી શકાય છે

§  જ્ઞાનને કારણે સમજણપૂર્વકના નિર્ણયો શક્ય બને છે

§  જ્ઞાનથી પ્રેરણ અને સામર્થ્ય વધે છે

§  જ્ઞાનને કારણે ભાગીદારીની ભાવના વધે છે અને પરિણામે કામ પ્રત્યે માલિકી ભાવ વધે છે

§  જ્ઞાનને કારણે તકો પેદા થાય છે

જ્ઞાનનું સક્રિયપણે કરાતું સંચાલન સંસ્થાની સફળતા માટે આ ત્રણ કારણોસર મહત્ત્વનું છે

¾    નિર્ણય કરવાની ક્ષમતા સુગમ બનાવે છે,

¾    નવું શીખવાને રોજિંદી ઘટમાળ બનાવીને નવું નવું શીખતાં રહેતી સંસ્થાનાં ઘડતરમાં યોગદાન આપે છે, અને,

¾    સાંસ્કૃતિક પરિવર્તનો અને નવપરિવર્તનને વેગ બક્ષે છે[5].

મોટાભાગનાં વ્યાપર ઉદ્યોગના આગ્રણીઓ જ્ઞાનનું વ્યૂહાત્મક મહત્ત્વ સમજે છે અને હવે સંસ્થાની જ્ઞાન સંબંધિત સંપત્તિઓનું સક્રિયપણે સંચાલન કરવાને પ્રાથમિકતા પણ આપે છે. તેમ છતાં હજુ પણ આ જાગૃતિ કે પ્રયત્નો જોઈએ એવાં પરિણામો નથી લાવી શકી. તે માટે, જ્ઞાન સંચાલનને પુરવઠાભિમુખ મુદ્દો ગણવાની હજુ પણ બળવત્તર ભાવના, યોગ્ય જ્ઞાન લઈ આવવાથી બધાં પ્રશ્નો આપોઆપ નિરાકરણ થશે અને જ્ઞાનના ફાયદા મળવા લાગશે તેવી માન્યતા,  જ્ઞાન સંચાલન પર જરૂર મુજબનું ધાયન ન અપાવું, ટેક્નોલોજિ પર બહુ વધારે પડતો આધાર રાખવો, સંસ્થાની જ્ઞાન સંપત્તિઓનો મહત્તમ લાભ ઊઠાવી શકે તેવાં માળખાંનો અભાવ,અને છેલ્લે, જ્ઞાન સંચાલન પ્રક્રિયા માટે યોગ્ય માલિકી ભાવનો અભાવ જેવાં અનેક કારણો જવાબદાર હોઈ શકે છે. [6].

અસરકારક જ્ઞાન સંચાલન વ્યૂહરચના સંસ્થાને જ્યાં , જે, ને જે પ્રકારની માહિતીની જરૂર હોય તે પેદા કરવા, અમલ કરવા અને વહેંચવાનું શક્ય બનાવે છે. તે સંસ્થાના માળખાંના વાડાઓ તોડવામાં અને સાંસ્થામાંના મહિતીસંગ્રહોનો વધારે અસરકારક ઉપયોગ કરવામાં પણ યોગદાન આપે છે. બદલતી જતી ટેક્નોલોજિઓ અને સંદર્ભો વચ્ચે પણ યોગ્ય રીતે અમલ કરાતી જ્ઞાન સંચાલન પ્રક્રિયા સંસ્થાના ઉદ્દેશ્યો સિધ્ધ કરવામાં પણ મહત્ત્વની ભૂમિકા ભજવે છે. જેને પરિણામે ઉદ્યોગ જગતના પ્રવાહો પર સંસ્થાને પોતાની સફળતાની નાવ હંકારતા રહેવાનું સુગમ બને છે અને સંસ્થા, હંમેશ માટે, સંપોષિત સ્પર્ધાત્મક  સરસાઈ જાળવી રાખવા સક્ષમ બનતી રહે છે. [7]

વધારાનાં સુચિત વાંચન:

• Organizational Knowledge - NSF International
• ISO 30401:20
• The Journey: Achieving Sustained Organizational Success - By Charles A. Cianfrani, Isaac Sheps, John E. (Jack) West

નોંધ: સંપોષિત સફળતા માટે સંસ્થાજન્ય જ્ઞાનનું યોગદાનની વધુ વિગત સાથેની નોંધ હાયપર લિંક પર ક્લિક કરવાથી વાંચી શકાશે / ડાઉનલોડ કરી શકાશે.

હવે આપણે આપણું ધ્યાન આપણા નિયમિત વિભાગો તરફ વાળીએ.

૨૦૨૦નાં વર્ષમાં આપણે 'સંસ્થાજન્ય સંસ્કૃતિ' પર મહિને કે લેખના હિસાબે એક અલગ બ્લૉગશ્રેણી કરી રહ્યાં છીએ. આ મહિને તે શ્રેણીમાં આપણે સંસ્થાજન્ય સંસ્કૃતિનું ઘડતર ‘વિશે વાત કરી છે.

આપણા આજના અંકમાં ASQ TV પર, પ્રકાશિત આજના વિષય સાથે સુસંગત વૃતાંત જોઈએ–

• Culture Of Quality માં સંસ્થાજન્ય સંસ્કૃતિનાં ઘડતર માટે Ps – Proximity (નિકટતા), Persuasion (સમજાવટ) અને Position (પદ)- અને 3 Cs – Connectivity (જોડાણ), Clarity (સ્પષ્ટતા) and Consistency (સાતત્ય)- સમજાવાયાં છે.
• Creating and Sustaining a Culture of Quality - માં આગળના વૃતાંતને વધુ વિસ્તારથી આવરી લેવાયેલ છે. અહીં સંસ્થાજન્ય સંસ્કૃતિને ગુણવત્તજન્ય સંસ્કૃતિમાં પરિવર્તિત કરવા માટે પ્રયોજિત એક સરળ સાધન - [A3] communications tool ને પણ આવરી લેવાયેલ છે.

Jim L. Smithની Jim’s Gems માં આ મહિને આ મહિના વિષય સાથે સુસંગત લેખ નથી પ્રકાશિત થયા. એટલે આપણે ક્વૉલિટિ મેગ પરનાં એક અન્ય લેખની વાત કરીશું - 

The Unfolding Course of Events - ભૂતકાળમાં નજર કરવાથી ભવિષ્ય કે વર્તમાનનો કોઈ સંદર્ભ મળી શકે છે - માં Michelle Bangert  એરિક લાર્સનનાં પુસ્તક, The Splendid and the Vile, માંથી વિન્સ્ટન ચર્ચિલનું ૧૨ નવેમ્બર, ૧૯૪૦ન અરોજ નેવીલ ચેમ્બરલેઈનને શ્રધ્દ્દાંજલિ આપતાં કહેલું કથન “આગળ થનારી ઘટનાઓ જોઈ શકવાની કે તેના વિશે આગાહી કરવાની શક્તિ માણસમાં નથી એ સારૂં છે - નહીંતર જીવન અકારૂં બની રહેત.” દ્વારા ચર્ચિલે બ્રિટીશ નાગરિકોને 'ભયવિહિન' થઈને કેમ જીવવું તે જીવંત રીતે સમજાવ્યું છે. -

સંપોષિત સફ્ળતા સિધ્ધ કરવામાં અને જાળવી રાખવામાં ગુણવત્તાની પાયાની બાબતો તેમ જ સંશાજન્ય સંસ્કૃતિની ભૂમિકા વિશેની ચર્ચાને રસપ્રદ અને અર્થપૂર્ણ બનાવવામાં આપનાં સૂચનો / ટીકાટિપ્પણીઓ / માર્ગદર્શન / અનુભવો અવકાર્ય છે.

.                                   આ અંકમાં દર્શાવેલ ઇમેજના પ્રકાશાનાધિકાર તેના રચયિતાના જ રહે છે.

---

[1] What is Organisational Knowledge and why is it so important?

[2] What Is Organizational Knowledge, and Where Can I Find It? - Emil Hajric

[3] A MODEL FRAMEWORK FOR MEASURING ORGANIZATIONAL INTANGIBLE ASSETS - Sudhir Warier

[4] 7 reasons – Organizational Knowledge is power - Donna Coppock

[5] Why Knowledge Management Is Important To The Success Of Your Company - Lisa Quast

[6] KNOWLEDGE MANAGEMENT AS A SUSTAINED COMPETITIVE ADVANTAGE - Peter Murray

[7] The Competitive Advantage of the Right Knowledge Management Solution