ગુણવત્તા સંચાલન વિષેના લેખ અને બ્લૉગ્સનો બ્લૉગોત્સવ - સપ્ટેમ્બર ૨૦૧૫

ગુણવત્તા સંચાલન વિષેના લેખ અને બ્લૉગ્સના બ્લૉગોત્સવનાં સપ્ટેમ્બર ૨૦૧૫ સંસ્કરણમાં આપનું હાર્દિક સ્વાગત છે.

એપ્રિલ, ૨૦૧૫નાં સંસ્કરણમાં આપણે “Improving measures of measurement of process \ પ્રક્રિયાની માપણીનાં માપની સુધારણા” વિષે શોધખોળ કરી હતી. તેના અનુસંધાને મે ૨૦૧૫નાં સંસ્કરણમાં આપણે performance measures and metrics વિષે આપણી શોધખોળ આગળ ધપાવી. તે પછી જુન ૨૦૧૫માં આપણે ‘structuring for the process of improvement \ સુધારણાની પ્રકિયા માટેની માળખાંકીય વ્યવસ્થા' વિષે પ્રાથમિક માહિતીની તપાસ કરી. જુલાઇ ૨૦૧૫માં આપણી તપાસમાં હવે પછીનાં પગલાં રૂપે આપણે 'Deploying the Improvement Process /સુધારણા પ્રક્રિયાને વ્યવહારોપયોગીપણે તૈનાત કરવી’ વિષે શોધખોળ કરી. ઑગસ્ટ, ૨૦૧૫નાં સંસ્કરણમાં આપણે Implementing the Improvement Process \ પ્રક્રિયા સુધારણાનો અમલ કરવા માટેના જૂદા જૂદા અભિગમો અને પધ્ધતિઓની વાત કરી.

આ મહિને આપણે Measuring the Improvement Process \ સતત સુધારણાની માપણી વિષે વાત કરીશું. How to Improve Manufacturing Productivity - તારા દુગ્ગન, ડીમાન્ડ મીડિયા

ઉત્પાદકતામાં સુધાર લાવવા માટે માહિતી એકઠી કરી, તેનું વિશ્લેષણ એવી રીતે કરાવું જોઈએ કે તે અસરકારક નિર્ણયમાં પરિણમે. કામગીરીની ઉત્કૃષ્ટતાની સફળતા મેળવવા માટે સંસ્થાના જૂદા જૂદા વિભાગો પોતપોતાની માહિતી એક બીજાં સાથે વહેંચે અને એકસૂત્ર થઈને તેનું અર્થઘટન કરે તે મહત્ત્વનું બની રહે છે.

પહેલું પગલું - ઉત્પાદન પ્રક્રિયાના કામના પ્રવાહને સ્પષ્ટપણે સમજીએ. આ તબક્કે ઉત્પાદનમાટે જરૂરી લોકો, પ્રક્રિયાઓ અને ટેક્નોલોજી વિષેની જરૂરિયાત અને તેમની ભૂમિકા સમજવા ઉપરાંત સમગ્ર સંસ્થામાં શું સંસાધનો જોઇશે, કયા પ્રકારે પ્રત્યયન કરાય છે અને કરાવું જોઈએ તેમ જ જૂદા જૂદા વિભાગો કઈ કાર્યપદ્ધતિથી કામ કરી રહ્યા છે તે પણ સ્પષ્ટ હોય તે પણ જરૂરી છે.

બીજું પગલું - નાણાંકીય અને ગ્રાહક સંતોષ સંબંધી માહિતી આવરી લેતા અહેવાલો પર નજર રાખીએ. પ્રોજેક્ટ વ્યવસ્થાપકો સાથે એક જ કક્ષાની, સર્વગ્રાહી, માહિતી વહેંચવામાં આવે તે વિષે ખાસ ધ્યાન આપીએ, જેથી તેઓ ઉત્પાદન સુધારણાની યોજનાઓ ઘડી શકે, બધાં જ કામ માટે જરૂરી સંસાધનો પૂરાં પાડી શકે, ખર્ચ અને કામના અંદાજો મુજબ કામ કરી શકે અને પ્રોજેક્ટ તેના નિયત ઉદ્દેશ્ય મુજબ આગળ ધપી રહ્યો છે કે કેમ તે નક્કી કરી શકે. પ્રોજેક્ટને લગતી કાર્યપધ્ધતિઓનાં સર્વસામાન્ય ગોરણો પ્રસ્થાપિત કરી કે જેથી વ્યવસ્થાપકો કામગીરીની અને પરિવર્તનોની સમીક્ષા સાતત્યપૂર્ણ રીતે કરતા રહી શકે.

ત્રીજું પગલું - બહુ જ સુનિશ્ચિત માહિતીસંગ્રહમાંના આધાર પર, યોગ્ય નાણાંકીય, ગ્રાહકને લગતાં, પ્રક્રિયાઓને લગતાં અને લોકોને લગતાં માપ સાથેનું સંતુલિત સ્કોરકાર્ડનું ઘડતર કરીએ. પ્રક્રિયા સુધારણાનો અમલ જેમ જેમ આગળ વધતો જાય તેમ તેમ આ માપમાં જે ફેર્ફારો કરવા પડે તેની પર પણ નજર રાખીએ અને જ્યાં પણ વરિષ્ઠ સંચાલન મંડળની જરૂર જણાય ત્યાં સવેળા તેમને સાંકળી લઈએ.

ચોથું પગલું - પ્રક્રિયા સુધારણા પ્રોજેક્ટ્સમાંથી ઉદ્‍ભવતી માહિતી પર નજર રાખીએ જેથી જે કંઇ સુધારાઓ શકય બને તે સમગ્ર સંસ્થામાં લાગુ પડી શક્યા છે તે સુનિશ્ચિત કરી શકાય. સુધારાઓના ફાયદા અને તેની પાછળ થયેલાં ખર્ચની પણ સમીક્ષા કરતાં રહીએ.

LEAN SIX SIGMA METRICS: HOW TO MEASURE IMPROVEMENTS WITHIN A PROCESS – જૂદા જૂદા સમયે, ખર્ચ કે પ્રક્રિયાની જટિલતા અને સંસ્થાકીય દૃષ્ટિકોણના સંદર્ભમાં પ્રક્રિયાનાં પરિણામો માપવા માટે ઉપયોગમાં લેવાતાં કોષ્ટકો લીન સિક્ષ સીગ્મા પ્રોજેક્ટ્સમાં સુધારણાની તકો નજર સામે લાવી મૂકવાની સાથે સાથે સમય સાથે થતાં પરિવર્તનો પર નજર રાખવામાં પણ કામ આઅવે છે.
Using ROI to Measure the Results of BPI Initiatives - પ્રક્રિયા સુધારણાની પહેલ હવે કોઈ પણ કદની કે કોઈ પણ ક્ષેત્રમાં કામ કરતી સંસ્થાઓમાં કેન્દ્રવ્ર્તી સ્થાન મેળવતી થઈ છે. તેનાં પરિણામો નાણાંકીય ફાયદાઓમાં પણ જોવા મળે તે વિષે સંચાલકોનો પણ રસ વધતો જાય છે.
Measuring improvement

• થોડું થોડું, વધારે વાર માપવું જોઇએ: સુધારણા માટેની માપણી માટે આંકડાઓના બહુ મોટા સ્ત્રોત જરૂરી નથી.ખરેખર તો કોઈ એક મહત્ત્વનાં માપથી જ શરૂઆત કરવી એ વધારે ઉચિત છે, અને પછીથી જરૂર મુજબ વધારાં માપ ઉમેરતાં જવાં જોઇએ. શરૂઆતથી જ બહુ બધાં માપની માપણી શરૂ કરવાના ઉત્સાહમાં ઘણી વાર મહત્ત્વની , પણ બહુ જ ઝીણી ઘટના ધ્યાન બહાર રહી જવાની શક્યતા રહે છે.
• પાયાની રેખાની માહિતી જો અસરકારક રીતે પસંદ નહીં થઈ હોય તો કઇ હદ સુધી સુધારો થઇ શક્યો છે તે જ કદાચ ખબર ન પડે.
• કોઈ પણ પ્રોજેક્ટમાં આપાણ એજ માપ પસંદ કરીએ તે સૌથી મહત્વનાં હીતધારકની જરૂરિયાતની પ્રાથમિકતાના સંદર્ભમાં નક્કી થયેલ હોય તે મહત્ત્વનું છે. સુધારણા પ્રક્રિયાની સફળતા એના મૂળ ઉદ્દેશ્યોની સિદ્ધિમાં જ રહેલ છે.
• સુધારણા માટેની માહિતી અને સંશોધન માટેની માહિતીમાં ફરક છે. સુધારણા માટેની માહિતી કદાચ ઓછી ચોક્કસ હશે પણ તે રોજબરોજની પરિસ્થિતિને પ્રતિબિંબીત કરે છે. ઘણી વાર બધી માહિતીને બદલે ઉચિત નમૂના જેટલી લીધેલી માહિતી પણ પૂરતી થઈ પડે. સુધારણા માટેની માપણીમાં તો ઝડપથી નિર્ણય પર પહોંચવામાં તે વધારે ઉપયોગી પણ નીવડી શકે છે.PDSA cyclesમાં તો નાના પાયે મળતા પ્રતિભાવ આપણા પ્રયત્નોની અસર જાણવા માટે પૂરતા બની રહી શકે છે.
• સુયોજિત ડેશબૉર્ડ વડે પ્રગતિ પર નજર રાખવી જોઇએ. પ્રક્રિયા, પરિણામો અને આમને સામને અસર કરતાં માપ જેવાં મહત્ત્વનાં માપ ડેશબોર્ડ પર જરૂરથી આવરી લેવાયેલાં હોવં જોઈએ. ઉદ્દેશ્ય શું છે, ક્યારે ક્યારે શું સિદ્ધ કરવાનું છે, પ્રગતિ વિષેની ગણતરી કયા હિસાબે કરવાની છે, કઈ બાબતની શી શી માહિતિ ક્યાં ક્યાંથી મળશે જેવી બાબતો પણ સ્પષ્ટ હોવી જોઈએ. હકીકતે તો પ્રક્રિયા સુધારણા માટેનાં માપ નક્કી કરતી વખતે જ આ બાબતો સ્પષ્ટ કરી લેવાઈ હોય તે જરૂરી છે. (See PFCC sample measurement dashboard).
• જે જે ફેરફારો કરાઈ રહ્યા છે તેની સાથે માપનો સંબંધ સીધો જ હોવો જોઈએ.
• આ કામમાં Driver diagrams મહત્ત્વની ભૂમિકા ભજવી શકે છે. તેના વડે જે અગત્યનું છે તે સુનિશ્ચિત તો કરી જ શકાય છે અને સાથે સાથે તેનાં ચાલક બળ સ્વરૂપ માપ પણ નક્કી કરી શકાય છે.
• આપણે જે સિદ્ધ કરવાનું નક્કી કર્યું છે તે વિષે પણ આપણું આયોજન સ્પષ્ટ હોવું જોઈએ, જેમકે જે હિતધારકના અનુભવોમાં સુધારણા વિષે વિચારીએ છીએ તે આ ફેરફારથી શી રીતે સિદ્ધ થશે, એ માટે કઈ કઈ બાબતોને પ્રાધાન્ય આપવું જોઇએ, વગેરે.
• ગુણવત્તા સુધારણા માટેની સંસ્થામાં ઉપલ્બધ સર્વ નિષ્ણાત વ્યક્તિઓની અને સંબંધિત અન્ય અનુભવોની સેવાઓ જરૂરથી ઉપયોગમાં લેવી જોઈએ. 'રન ચાર્ટ' જેવી ટેકનીક્સ પ્રગતિનું તાદૃશ્ય ચિત્ર રજૂ કરવામાં મદદરૂપ બની શકે(see PFCC further reading). સહુથી મહત્ત્વની બાબત તો એ છે કે માપણીનો હેતુ આપણા ઉદ્દેશ્યોની સિદ્ધિ છે, એટલે માહિતી બીજાંને કરવાની રજૂઆતમાં વટ પાડે તેના કરતાં આપણને ખરેખર ઉપયોગી હોય તે વધારે જરૂરી છે.

How Do You Measure Process Improvement?

તબકક્કાવાર રજૂઆતનાં પરિપક્વતા સ્તર

Measurement of Process Improvementએ Practical Software and Systems Measurement (PSM) સમુદાયનું 'પેપર' છે જેમાં પ્રક્રિયા સુધારણા માટેના ક્ષેત્રો, પ્રક્રિયાનાં મૂલ્યની માપણી, સુધારણા, પ્રક્રિયા સુધારણા માટેની તૈયારીની માપણી, પ્રક્રિયા સુધારણાની પરગતિની માપણી જેવા વિષયો આવરી લેવાયા છે.
Three Ways For Measuring Continuous Improvement Successમાં માર્ક રૂબી સતત સુધારણાની સફળતામાં માપણીનાં મહત્ત્વ પર ભાર મૂકવા માટે માપણી માટેના ત્રણ દૃષ્ટિકોણ રજૂ કરે છે :

# ૧ નાણાંકીય પરિણામો આધારિત માપ

# ૨ માપણી કરવા માટે વાપરેલ સાધનો પર આધારિત માપ

# ૩ હિતધારકના દૃષ્ટિકોણ પર આધારિત માપ

How to Measure Continuous Improvement - એમિલ હેસ્કી

૧. પ્રગતિ નક્કી કરવા માટે નક્કર માપ શોધી કાઢો.

૨. શરૂઆતમાં નક્કી કરેલ લક્ષ્યના સાપેક્ષ સંદર્ભમાં માહિતીની સમીક્ષા કરો.

૩. પરિયોજના અમલમાં હોય તે સમયે પણ સુધારણાની માપણી માટેનાં માપદંડ નક્કી કરવા માટે તૈયાર રહો.

૪. નાની મોટી અસફળતાઓ માટે તૈયારી રાખો.

સાંસ્કૃતિક પરિવર્તન : સંસ્કૃતિક પરિબળોની માપણી અને સુધારણા વડે વ્યાપાર-ઉદ્યોગનાં મહત્ત્વનાં પરિણામો સિદ્ધ કરવાં \Cultural Transformation: Measuring and improving the culture to achieve significant business results - ચાર્લ્સ ઔબ્રે - સંસ્કૃતિની વ્યાખ્યા આ મૂલ્યોના સંદર્ભમાં કરાયેલ છે: માહિતી અને કોષ્ટકોની મદદથી સંચાલન કરવું, કર્મચારીઓને સક્ષમ બનાવવાં, ટીમવર્ક, એકબીજાં માટે માન અને નીતિમત્તાપૂર્ણ વર્તણૂક, માર્ગદર્શન અને પ્રશિક્ષણ વડે ફરક પાડવો અને ગ્રાહકની અપેક્ષા(ઓ)ને અતિક્રમતાં રહેવું.

  સંસ્કૃતિમાં સુધારણા માટેની માપણીની મોજણીમાં આ દરેક પરિબળોને આવરી લેવાયાં હતાં.
‘Measuring continuous improvement: sustainability at Sibelco Benelux’માં કામગીરી દરમ્યાન પર્યાવરણની સતત જાળવણીની સુધારણાની માપણીની ચર્ચા રજૂ કરાઈ છે.
Measuring Asset Performance for Continuous Improvement - સાત મિનિટ અને નવ સેકંડના આ વિડીયોમાં લાઈફ સાયકલ એન્જિનીયરીંગના માર્ક પૉલૅન્ડ જોખમ-આધારિત અસ્કયામત પ્રબંધન મૉડેલના માપણીના તબક્કાને સમજાવે છે. અહીં કોષ્ટકો, પ્રક્રિયા પરિમાણો અને કામગીરીનાં મુખ્ય સૂચકો (KPIs) તેમ જ માહિતીનાં યથોચિત અર્થઘટન અને જરૂરી corrective પગલાં શી રીતે લેવાં તેની પણ સમજણ મળી રહે છે.
Measuring Continuous Improvement In Engineering Education Programs: A Graphical Approach – The Pitt-SW Analysis પધ્ધતિ સ્પર્ધાત્મક વ્યૂહરચનાનાના સિદ્ધાંત SWOT (strength, weakness, opportunities and threats)પરથી બનાવાયેલ છે. તેના માહિતી એકઠી કરવી, માહિતીને એકત્ર કરવી, પ્રમાણની રજૂઆત કરવી અને સબળી અને નબળી બાજૂઓ Strengths and Weakness (SW)ના કોઠાનું ઘડતર એવા ચાર તબક્કાઓ છે. અહીં કાર્યપદ્ધતિમાં જરૂરી સંવેદના જળવાઈ રહે તે પ્રકારના નિયમોનું અનુસરણ થાય તે મહત્ત્વનું છે. SW કોઠાનાં પરિણામોને સચિત્રપણે રજૂ કરી શકાય.

આપણે અહીં જે લેખોના સંદર્ભ દર્શાવ્યા છે તે આજના વિષય માટે નમૂના માત્ર બરાબર જ કહી શકાય.

સતત સુધારણાની માપણી માટે જૂદા જૂદા સમયે જૂદા જૂદા સંજોગ મુજબ અલગ અલગ લોકો પોતપોતાને જે અનુકૂળ આવે તેવી વિવિધ પદ્ધતિઓ અપનાવતાં રહ્યાં છે. આ સ્તરની વિવિધતાને સમગ્રતયા આપણા બ્લૉગોત્સવના એક હપ્તામાં આવરી લેવાનું શક્ય નથી. તેથી આપણે 'સતત સુધારણા'ની આ સફરને હવે પછીના હપ્તાઓમાં આગળ વધારીશું.

અને હવે આપણે આપણા નિયમિત વિભાગો તરફ વળીએઃ

ASQ CEO, Bill Troy ASQ’s Influential Voice દ્વારા આ મહિને ત્રણ મહેમાન લેખ રજૂ કરાયા છે. દરેક લેખ પોતાની રીતે બહુ જ વિચારપ્રેરક છે, અને સમગ્રપણે વાંચવાલાયક છે, એટલે આપણે અહીં એ લેખોની માત્ર લિંક જ આપી છે.

• What Does “Made In…” Mean To You?
• Does Mission Matter?
• How Does Knowledge Management Complement Quality?

ગયે મહિને ચર્ચા માટે લેવાયેલ જૅમ્સ લૉથરના લેખ - Creating a Performance Culture: What Not To Do -પરની ASQ બ્લૉગર્સ દ્વારા કરાયેલી વિશદ ચર્ચાને Julia McIntosh, ASQ communications ‘August Roundup: Creating a Performance Culture: What Not To Do’ માં રજૂ કરે છે.

આ માસનાં ASQ TV વૃતાંત છે :

•  Five Whys for the Birdsમાં વૉશીંગ્ટન, ડી.સી.માં આવેલ જેફરસન મેમોરિયલ્ની કથળતી જતી સ્થિતિને five whys technique વડે કેમ કરીને પાછી વાળી શકાઇ તેની રજૂઆત છે.ઘણાં ગુણવત્તા વર્તુળોમાં આ વાત કદાચ બહુ ચર્ચિત થવાને કારણે પૌરાણિક કાળની લાગે, પણ મૂળભૂત કારણ શોધવા માટેનાં પૃથ્થકરણ \ root cause analysis (RCA) માટે the five whys techniqueનું મહત્ત્વ સમજવા માટે બહુ સરસ ઉદાહરણ છે.
• Taking a deeper dive into root cause analysis - મૂળભૂત કારણ શોધવા માટેનાં પૃથ્થકરણનો ઉપયોગ લગભગ કોઈ પણ પ્રકારની પરિસ્થિતિમાં સમસ્યાનાં તળ સુધી પહોંચવામાં મદદરૂપ બને છે. અહીં આ ટેકનીકની કેટલીક માર્મિક બાજૂઓની વાત કરવાની સાથે તેનો સફળતાપૂર્વક ઉપયોગ કેમ કરવો તે પણ કહેવાયું છે. આ વૃતાંતમાં • મૂળભૂત કારણ શોધવા માટેનાં પૃથ્થકરણ ને ક્યાં સુધી ખેંચી શકાય • 5 WHYs techniqueનાં ઉદાહરણનો QP લેખ • કથળતાં જતાં મકાનની હાલતનું મૂળ ભૂત કારણ જાણવા માટે "Flip the Switch" ટેકનીકનો પ્રયોગ • મૂળભૂત કારણ શોધવા માટેનાં પૃથ્થકરણમાં વૈજ્ઞાનિક અભિગમને શી રીતે આવરી લેવો - ની ચર્ચા આવરી લેવાઈ છે. Matthew Barsalouનો પૂરો વાર્તાલાપ પણ જરૂરથી જોજો.
• Taking the Scientific Method Approach to Root Cause Analysis - સામાન્યતઃ આપણે માની જ લઈએ છીએ કે મૂળભૂત કારણ શોધવા માટેનાં પૃથ્થકરણને ચકાસવા માટે માત્ર અવલોકનો કે અનુભવો જ કામ આવે, કોઈ સિદ્ધાંત નહીં. 'વાસ્તવીક જગત'ની સંસ્થાઓમાં મૂળભૂત કારણ શોધવા માટેનાં પૃથ્થકરણને સિદ્ધાંતની કક્ષાએ પહોંચવાની તક એટલે નથી મળતી કે લોકોને જવાબ ખોળી કાઢવાની ઉતાવળ હોય છે. પરંતુ લેખક અને ગુણવત્તા નિષ્ણાત Matthew Barsalouનું કહેવું છે કે મૂળભૂત કારણ શોધવા માટેનાં પૃથ્થકરણમાટે વૈજ્ઞાનિક અભિગમ પણ બહુ કામનો થઈ જ શકે છે.
• Standards and Auditing - જોખમને કેમ ખોળી કાઢવું, તેનું વર્ગીકરણ કેમ કરવું અને પછી તે માટે શું પગલાં લેવાં જેવાં કૌશલ્ય 9001:2015માટે તૈયાર થતી દરેક સંસ્થા માટે ખાસ મહત્ત્વનું બની રહેશે. આ વિષયની સમજ આજનાં વૃતાંતમાં અપાયેલ છે. તે ઉપરાંત સ્થળ પર ગયા સિવાય ઑડીટ કેમ કરવું તેની પણ સમજણ અપાઈ છે. એ અંગેનો વેબીનાર અહીં જોઈ શકાશે.
• Auditing, Risk, and ATM - જોખમનાં કેટલોગ અને ATM(Accept-Transfer-Mitigate) પદ્ધતિ વડે જોખમ ખોળી કાઢવા અને તેની અસર ઘટાડવા માટેની ટિપ્સ અને ટેકનીક્સની સમજણ ડેન્નિસ આર્ટર આપે છે.

આ મહિનાના ASQ’s Influential Voice છે – પ્રેમ રંગનાથ.

પ્રેમ રંગનાથ વરિષ્ઠ નિયામક અને Quintiles Inc.માં આઈટી ડીલીવરી એક્ષસેલન્સ અને રીસ્ક અસ્યૉરન્સના વડા છે. તે ઉપરાંત તેઓ ASQના વરિષ્ઠ સભ્ય પણ છે. ગુણવત્તાને જરૂરી અને મહત્ત્વની વર્તણૂક તરીકે અપનાવવામાટે તેઓને અલગ અલગ ટીમ સાથે કામ કરવું ગમે છે.K-12માં બધા જ આપસી વ્યવહારોમાં અને નિર્ણયોમાં શરૂઆતથી જ ગુણવત્તા વિચારસરણી અને પધ્ધતિઓ લાગુ કરવા માટે તેઓ ખાસ રસ લે છે. મિલ્વૉકીની માર્ક઼ૅટ યુનિવર્સિટીમાં તેઓ સૉફટવેર ગુણવત્તા અને પ્રોડક્ટ મૅનેજમૅન્ટ પર સ્નાતક કક્ષાના વર્ગો ભણાવે છે. તેમના બ્લૉગ - The Art of Quality -ની ટેગલાઈન છે : વ્યવસાયિકો અને વિદ્યાર્થીઓને કળા માટે અભિરૂચિ કેળવવા માટેની પ્રેરણા મળે તેવા વિચારો અને અનુભવો.

સુધારણાની સફરમાં આપણે જે નવી કેડીને અનુસરવાનું શરૂ કરેલ છે તેને હજૂ વધારે અથપૂર્ણ કરવા માટે આપનાં સૂચનો અને ટિપ્પ્ણીઓ આવકાર્ય છે.