ગુણવત્તા સંચાલન વિષેના લેખ અને બ્લૉગ્સનો બ્લૉગોત્સવ - નવેમ્બર, ૨૦૨૦

 ગુણવત્તા સંચાલન વિષેના લેખ અને બ્લૉગ્સના બ્લૉગોત્સવનાં નવેમ્બર, ૨૦૨૦ સંસ્કરણમાં આપનું હાર્દિક સ્વાગત છે.

૨૦૨૦ ની આપણે કેન્દ્રવર્તી ચર્ચાના વિષય 'ગુણવત્તા' વિશેની કેટલીક પાયાની બાબતોની ફેરમુલાકાત'ના સંદર્ભમાં આપણે

• જાન્યુઆરી, ૨૦૨૦ માં ગુણવત્તાના ઈતિહાસ'
• ફેબ્રુઆરી, ૨૦૨૦ માં 'સંપોષિત સફળતા'
• માર્ચ, ૨૦૨૦ માં સંસ્થાજન્ય સંદર્ભ
• એપ્રિલ, ૨૦૨૦ માં  હિતધારકોની જરૂરિયાતો અને અપેક્ષાઓ
• મે, ૨૦૨૦ માં જોખમ અભિમુખ વિચારસરણી
• જૂન, ૨૦૨૦માં તક અભિમુખ અભિગમ
• જુલાઈ, ૨૦૨૦ માં સંપોષિત સફળતા માટે સંસ્થાજન્ય જ્ઞાનનું યોગદાન
• ઓગસ્ટ, ૨૦૨૦ માં કાર્યસક્ષમ લોકો - સંપોષિત સફળતાનું આવશ્યક પરિબળ

• સપ્ટેમ્બર, ૨૦૨૦ માં પ્રક્રિયા સંચાલનનું સપોષિત સફળતા માટેનું મહત્ત્વ
• ઓક્ટોબર, ૨૦૨૦ માં સંપોષિત સફળતા માટે કાર્યસિદ્ધિ વિશ્લેષણ

વિશે વાત કરી હતી..

હવે, આ મહિને સંપોષિત સફળતા માટે સુધારણા - એક પ્રક્રિયાથી લઈને વ્યક્તિગત તેમજ સામુહિક માનસિકતા સુધીનું ફલક વિશે આપણે ટુંકમાં નોંધ લઈશું.

સતત સુધારણાનું વાતાવરણ બની રહે તે માટે, સંસ્થા ગમે એટલી સારી સ્થિતિમાં હોય તેવું લાગતું હોય તો પણ, વર્તમાન પરિસ્થિતિ બાબતે પધ્ધતિસરનો અસંતોષ આવશ્યક છે. પરિવર્તન સંચાલન વાસ્તવિક તો જ નીવડે જો તે દેખાય, અનુભવાય, તેને સંખ્યામાં રજૂ કરી શકાય અને તે સંપોષિત અમલીકરણ માટે મહત્ત્વનું હોય.

“જ્યા સુધી વધારે સારૂં શું છે તે ન સમજાય ત્યાં સુધી તમારાથી બનતું શ્રેષ્ઠ કરો. વધારે સારૂં શું એ જેવું સમજાય એટલે એ વધારે સારું કરો.” - માયા એન્જેલુ

સંસ્થાઓ આ છ કારણોસર કાર્યસિદ્ધિની સુધારણાઓ  ટકાવી નથી રાખી શકતી[1]:

•       સફળતા મળતી રહેવી - અમુક બાબતોમાં મળતી સફળતાઓના કારણે લોકોનું ધ્યાન બીજી મહત્ત્વની બાબતોમાં સુધારણાની આવશ્યકતા પરથી ખસી જતું હોય છે.
•        નેતૃત્વમાં ફેરફાર - ટીમનાં નેતૃત્ત્વથી લઈને સમગ્ર સંસ્થાનાં નેતૃત્વમાં ફેરફાર થવાને કારણે કે નવાં નેતૃત્ત્વ આથે તાલમેલ બેસડવામાં જે સમય લાગે, તેને કારણે વર્તમાન સુધારણા કાર્યક્રમો પર અસર થઈ શકે છે.
•       અધીરાપણું - સંસ્થા, કે તેમાંના અમુક લોકોને, સુધારણા માટે કરવા પડતા પ્રયત્નો બાબતે થાક લાગવા લાગે કે કંટાળો આવવા લાગે તો સુધારણાની દિશામાં થયેલ આયોજનને જેમજેમ કરીને વીંટો વાળી દેવાની વૃત્તિ હાવી થવા લાગી શકે છે.
•       સુધારણા માટે આવશ્યક સંસાધનો ટાંચાં પડવાં - અહીં સુધારણા પછીની નવી પરિસ્થિતિ માટે લાગતાંવળગતાં લોકોની ક્ષમતા બનાવી રાખવા અંગે આવશ્યક તાલીમ ન અપાવી, કે અપૂરતી અપાવી કે સમયસર ન અપાવી, મહત્ત્વનું પરિબળ બની રહે છે.
•       સંસ્થાનાં નવાં જોડાણ કે ખરીદવેચાણની અસર - ચાલુ સુધારણા કાર્યક્રમ વચ્ચે જ જો સંસ્થા કોઈ નવાં જોડાણ કે ખરીદવેચાણના સંજોગોમાં અટવાઈ જાય તો સુધારણા કાર્યક્રમો ખોરંભાઈ જઈ શકે છે.
•       વૈશ્વિક ઘટનાઓ - સંસ્થા સંદર્ભને અસર કરતી વૈશ્વિક ઘટનાઓમાં સારા કે અવળા ફેરફારો પણ સુધારણા કાર્યક્રમને ખોટકાવી દેતા હોય છે.

“પ્રક્રિયાઓ, ઉત્પાદનો કે સેવાઓનાં સ્તરમાં સુધારણા કરતાં રહેવાના હેતુનું સાતત્ય બની રહેવું એ સતત સુધારણાનું વાતાવરણ ટકી રહેવા માટે પાયાની આવશ્યકતા છે.

“મોટા ભાગે જોવા મળે છે કે અગ્રણીઓ અન્ય પરિવર્તનો અને સંસ્કૃતિનાં પરિવર્તનને એક સાથે આવરી લેતાં હોય છે. પરંતુ. હેન્રી ફૉર્ડ હેલ્થ સિસ્ટમની બધી પ્રયોગશાળાઓ અને તેમના ૮૦૦થી વધારે કર્મચારીઓ સાથેનો અમારો પાંચ વર્ષનો અનુભવ વારંવાર કહે છે સંસ્કૃતિ આવશ્યક પરિબળ છે પણ માળખાં કે પ્રક્રિયાનાં જે પરિવર્તનોને પરિણામે લોકોને નવી રીત કે વિચારસરણીથી કામ કરવું પડે કે નવી રીત કે વિચારસરણીથી કામ કરવું આવશ્યક બની રહે તેની આડપેદાશ જ છે.” [2]

લાંબા ગાળે પણ ટકી રહેતી સુધારણા વિષેનાં વિપુલ સાહિત્ય પર નજર કરતાં અમુક બાબતો બધે જ ઓછે વત્તે અંશે જોવા મળે છે, જેમકે લોકોની સહભાગીતાનું સ્તર, સુધારણા કાર્યક્રમોનું સંસ્થાની પરિવર્તન અંગેની વ્યાપક વ્યૂહરચના સાથે એકસૂત્ર થવું, સુધારણાની પ્રગતિને સંસ્થાના સંદર્ભમાં થતા ફેરફારોના લાંબાગાળાનાં ચક્ર દરમ્યાન પણ પધ્ધતિસર માપતાં રહેવાની માનસિકતાનું ઘડતર, વગેરે. સંસ્થા દ્વારા અમલ કરાતા સુધારણા કાર્યક્રમો એકંદરે સંસ્થાને તેની લાંબા ગાળાની સ્પર્ધાત્મક હરિફાઈ બનાવી રાખવામાં અસરકારક ભૂમિકા ભજવે તેની આવશ્યકતા અંગે પણ વ્યાપક સહમતિ જોવા મળે છે.

આ વિપુલ માત્રાનાં સાહિત્યમાંથી મને તત્પુરતા ત્રણ લેખો વધારે પ્રસ્તુત જણાય છે –

•   Unlocking the future with continuous improvement - Roxann Dawson, MSc, DipQ, CQP MCQI
•    Sustaining continuous improvement: Five leaders’ views
•       Keys to a sustainable transformation: A conversation with Seth Goldstrom

નોંધ: સંપોષિત સફળતા માટે સુધારણા - એક પ્રક્રિયાથી લઈને વ્યક્તિગત તેમજ સામુહિક માનસિકતા સુધીનું ફલક ની વધુ વિગત સાથેની નોંધ હાયપર લિંક પર ક્લિક કરવાથી વાંચી શકાશે / ડાઉનલોડ કરી શકાશે.

હવે આપણે આપણું ધ્યાન આપણા નિયમિત વિભાગો તરફ વાળીએ.

૨૦૨૦નાં વર્ષમાં આપણે 'સંસ્થાજન્ય સંસ્કૃતિ' પર મહિને એક લેખના હિસાબે એક અલગ બ્લૉગશ્રેણી કરી રહ્યાં છીએ. આ મહિને તે શ્રેણીમાં આપણે સંસ્થાકીય સંસ્કૃતિમાં સુધારણા વિશે વાત કરી છે. - મૂલ્ય ઘડતરનાં સાધનો અને ઝડપને કારણે મોટા પાયાના ભંગાણો સર્જાશે. સવાલ એટલો જ છે કે સંસ્થાજન્ય સંસ્કૃતિમાં સુધારણાની કોઈ પણ પહેલને  આપણે ભંગાણની પ્રક્રિયામાં એક ચાલક બળ હશું કે ભંગાણ થઈ ગયા પછીનો કાટમાળ હઈશું એ યક્ષ પ્રશ્ન  સાથે કોઈ સંબંધ છે ખરો ![3]

આપણા આજના અંકમાં ASQ TV પર, પ્રકાશિત આજના વિષય સાથે સુસંગત વૃતાંત જોઈએ–

• PDCA for Improvement - પ્લાન - ડુ - ચેક -એક્ટ ચક્ર (PDCA)વિવિધ ક્ષેત્રોમાં, અનેકવિધ પરિસ્થિતિઓમાં, વપરાતું બહુ પ્રચલિત સાધન છે. તેના ઉપયોગ વિશે અને સારી રીતે સમજવામાટે આ વિડીયો ઉપયોગી બની રહે છે.

Jim L. Smithની Jim’s Gems ના લેખને સુધારણાના સંદર્ભમાં વાંચતાં પહેલાં આજના વિષય સાથે સુસંગત Ian R Lazarus ના એક લેખ – “Good to Go” - The three most dangerous words in quality - ની નોંધ લઈએ  –

ગુણવત્તા સંચાલક હોવાને નાતે, 'ચાલી જશે' અને ઉત્કૃષ્ટ ક્ક્ષાની ગુણવત્તા વચ્ચેનો તફાવત સમજી લેવો તે માત્ર બહુ આવશ્યક નથી બની રહેતું, પણ તે સંખ્યાની ચોક્કસ ભાષામાં રજૂ પણ થવું જોઈએ. સારી વાત એ છે કે આપણી પ્રક્રિયાઓની ગુણવત્તાને ચોક્કસ સંખ્યા વડે માપવા અને વિશ્લેષણ કરવા માટે આજે ઘણાં સાધનો ઉપલબ્ધ છે. આ સાધનોમાં કદાચ સૌથી વધારે સશક્ત એ સાધનો ગણી શકાય જેના વડે પ્રક્રિયાની ક્ષમતા નક્કી કરી શકાય. 'ક્ષમતા'નો અર્થ આપણી કોઠાસૂઝ મુજબનો કરીએ તેના બદલે સિક્ષ સિગ્મા પરિભાષામાં તેને પ્રક્રિયા ગ્રાહકની અપેક્ષાઓ કેટલી હદે સંતોષી શકે છે તેનું, 'સિગ્મા' કક્ષામાં દર્શાવતું ચોક્કસ માપ દ્વારા દર્શાવાયેલ છે. આમ પણ પ્રકિયા કયાં સ્તરે કામ કરી રહી છે તે જાણ્યા વિના તેના વિશે સારું કે ખરાબ કહી પણ શી રીતે કહી શકાય ! અને કોઈ પણ પ્રક્રિયાના હેતુની કાર્યસિદ્ધિનો છેડો ગ્રાહકની (કે પછી સંબંધિત હિતધારકની) અપેક્ષા પુરી કરવા સાથે તો અડતો જ હોય !

¾    “પ્રક્રિયાનો સાદ (The Voice of the Process)” પ્રક્રિયા કાર્યસિદ્ધિની આજના વિતરણ-વિસ્તારની સ્થિતિ દર્શાવે છે.

¾    “ગ્રાહકનો The Voice of the Customer” પ્રક્રિયાની કાર્યસિદ્ધિની ગ્રાહકની જરૂરિયાતપૂર્તિની દૃષ્ટિએ ઉપરની અને નીચેની સ્વીકૃતિ હદ દર્શાવે છે.

Voice Of The Process (VOP)

એક વાર ક્ષમતાનો વિષય અને તેના વડે સમજવા મળતી પ્રક્રિયાની સબળી નબળી બાજુઓ સમજવાની વિવિધ સંભાવનાઓ સમજાઈ જાય તો પછી ત્રૂટિ-શુધ્ધતા વિશે કામ કરી શકાય.[4]

• Recognition Power: Recognizing Efforts Supports Excellence : Jim Smith - બહુ સ્વીકૃત છે કે જ્યારે લોકોની કદર થાય છે અને તેમને સન્માન મળે છે ત્યારે તે લોકો કામ સાથે વધારે સંકળાય છે, અને વધારે ઉત્પાદક પણ બને છે.. જોકે, મોટા ભાગે, એમ પણ જોવા મળે છે કે બહુ થોડી સંસ્થાઓ આ તકનો ધાર્યો લાભ ઉઠાવી શકે છે. કેટલીક સંસ્થાઓ એમ માને છે તેમણે સ્પર્ધાત્મક સ્તરે આપેલ વેતનો અને લાભો અને દર વર્ષે કરાતી કાર્યસિદ્ધિની સમીક્ષા દ્વારા કર્મચારીની પુરતી કદર તો તેઓ કરે જ છે. બીજી કેટલીક સંસ્થાઓ એમ પણ માને છે કે કર્મચારીની કદરનો વિષય સુતા મધપુડાને છંછેડવા જેવો પણ નીવડી શકે છે, જે પછીથી સંભાળવો મુશ્કેલ અને અતિમોંઘો પણ પરવડી શકે, કે પછી કદાચ લોકો તેને પોતાનો હક પણ માની લે! તે સામે એ પણ જરૂરી છે કે કર્મચારીની કદરના વિષયને સ્પર્ધાત્મક સરસાઈનાં એક મહત્ત્વનાં ઘટક તરીકે જોવો જોઈએ. કર્મચારીને તેનાં કામ સાથે મનથી સાંકળવા માટે આ પાંચ સિધ્ધાંતો ધ્યાનમાં લેવા જોઈએ :
  
  
  
• એકસમાન વ્યૂહરચના અમલ કરો જે સંસ્થાનાં દરેક સ્તરે એક સરખાં ધોરણથી લાગુ કરાતી હોય.
• ઉચ્ચ સંચાલન મંડળ દ્વારા જે પ્રોત્સાહન મળવું જોઈએ તે તેમની પુરેપુરી સમજ અને દિલની ભાવનાથી મળવું જોઈએ
• કર્મચારીને કામ સાથે સાંકળવાની વ્યૂહરચના સંસ્થાનાં મૂલ્યો અને વ્યાપક વ્યાવસાયિક વ્યૂહરચનાના ઉદ્દેશ્યોનું અભિન્ન ઘટક હોવી જોઈએ.
• સંસ્થાના દરેક સ્તરનાં કર્મચારીઓ સંકળાયેલં રહે તેવી સંસ્કૃતિ ઘડતર કરી અને તે નિષ્પક્ષ, પારદર્શી અને સક્રિય પણ દેખાય અને અનુભવાય તે રીતે ટકી રહે તેમ કરવું જોઈએ.
• જે લોકોને સાંકળવાનાં છે અને જે રીતે તેઓ સંકળાવાનાં છે તેનાં વ્યવહારમાં  સ્વરૂપ, શૈલી અને અભિવ્યક્તિની બાબતે મહત્તમ લવચીકતા રાખો.

એ સમજવું ખુબ જ આવશ્યક છે સંપોષિત સ્પર્ધાત્મક સરસાઈ આખરે તો સંસ્થામાં કામ કરતાં લોકો દ્વારા જ મળે છે, અને ટકે છે.

સંપોષિત સફ્ળતા સિધ્ધ કરવામાં અને જાળવી રાખવામાં ગુણવત્તાની પાયાની બાબતો તેમ જ સંશાજન્ય સંસ્કૃતિની ભૂમિકા વિશેની ચર્ચાને રસપ્રદ અને અર્થપૂર્ણ બનાવવામાં આપનાં સૂચનો / ટીકાટિપ્પણીઓ / માર્ગદર્શન / અનુભવો આવકાર્ય છે.

.                                   આ અંકમાં દર્શાવેલ ઇમેજના પ્રકાશાનાધિકાર તેના રચયિતાના જ રહે છે.

---

[1] Six Paths to Sustained Results—Part I - Joseph A. DeFeo

[2] Creating, Structuring and Sustaining a Culture of Continuous Improvement in Healthcare

[3] Value creation in the future

[4] Voice of Process vs. Voice of Customer